O’ZBEKISTON RESPUBLIKASI OLIY TA’LIM, FAN VA INNOVATSIYALAR VAZIRLIGI ARXIVLARDA HUJJATLAR QIYMATI EKSPERTIZASINI TASHKIL QILISH KURS ISHI Toshkent – 2023 MUNDARIJA KIRISH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 I.BOB. HUJJATLAR QIYMATI EKSPERTIZASI TUSHUNCHASI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 I.1. Hujjatlar qiymatini o‘rganish tushunchasi, maqsadlari va mezonlari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 I.2. Tashkilotning tarkibiy bo‘linmasi va arxivda hujjatlar qiymatini tekshirish tarkibi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 II.BOB. HUJJATLAR QIYMATI EKSPERTIZASINI TASHKIL QILISH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 II.1. Hujjatlar qiymatini tekshirish tizimi……… . . . . . . . . . . . . . . 11 II.2. Hujjatlar qiymati ekspertizasi natijalarini ro‘yxatdan o‘tkazish . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 XULOSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 FOYDALANILGAN ADABIYOTLAR RO‘YXATI . . . . . 31 Kirish Kurs ishi mavzusining dolzarbligi: O‘zbekistonning moddiy va ma’naviy hayoti aks etgan noyob arxiv hujjatlari tarix fani uchun boy manba sifatida xizmat qiladi. Prezidentimiz Shavkat Mirziyoyev rahnamoligida mamlakatimizda barcha jabhalarda izchillik bilan amalga oshirilayotgan islohotlar jarayonida xalqimiz, ayniqsa, yosh avlod ma’naviyatni yanada yuksaltirishga alohida e’tibor qaratilmoqda. Bu borada ezgu ishlar milliy an’ana va qadriyatlarimizni asrab- avaylash, ular xotirasiga hurmat va ehtirom ko‘rsatishda yana bir karra namoyon bo‘lmoqda. 2010-yil 15-aprelda qabul qilingan. “Arxivlar tog‘risida” gi qonun xalqimizning ijtimoiy, ilmiy, madaniy axborotga bo‘lgan ehtiyojini oz vaqtida va sifatli qondirishda muxim ahamiyat kasb etdi. Ushbu hujjatlarga ko‘ra O‘zbekistan Milliy arxiv fondini shakllantirish, uning tarkibga kiritilgan hujjatlarni davlat hisobiga olish va ro‘yxatdan o‘tkazish, butlash hamda ulardan foydalanishning yagona tartibini belgilash borasida yurtimizda keng ko‘lamli ishlar amalga oshirildi. 2012-yil 15-iyunda boshlab kuchga kirgan “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi yangi qonun arxivlar faoliyatini yanada takomillashtirishga qaratilgan. So‘nggi 5 yil mobaynida davlat arxivlari soni 92 tadan 103 taga yetdi, shuningdek nodavlat arxivlari ham tashkil etila boshladi va ularning soni hozir 29 tani tashkil etadi. Mustaqillik yillarida mamlakatimizning tarixiy, ilmiy, ijtimoiy, iqtisodiy, maʼdaniy-ma’rifiy hayotiga oid muhim ahamiyatga ega arxiv hujjatlarini saqlash, hisobga olish, ularning ekspertizasini o‘tkazish hamda ulardan turli sohalarda foydalanishni tashkil etishga qaratilgan bir qator chora-tadbirlar amalga oshirildi. Mavzuning o‘rganilganlik darajasi: Hujjatlar qiymati ekspertizasi mavzusini X.A.Boʻriyeva, A.YO.Nazarov, B.B.Abbasov, I.A.Alimov, O.Rashidov va yana juda koʻplab shaxslar oʻrganishgan. Kurs ishining obyekti. O‘zbekiston Kinofotofono hujjatlari Milliy arxivida, Oʻzbekiston Milliy arxiv fondida, Oʻzbekiston ilmiy-texnikaviy va tibbiyot hujjatlari markaziy davlat arxivida arxiv ishini yuritish. Kurs ishining predmeti: O‘zbekiston Respublikasi hududida mavjud bo‘lgan barcha Kinofotofono arxivida Milliy arxiv va Ilmiy texnikaviy tibbiyot hujjatlari arxivida saqlanayotgan markaziy arxivlarning faoliyati va arxivlarning zamonaviy texnik baza bilan ta’minlanganligi qolaversa xodimlarning faoliyati shu bilan bir qatorda arxivlardagi ish yuritishning qay darajada tashkil qilinganligi hamda ulardagi hujjatlar ekspertizasini tashkil etilish tartibi. Kurs ishining maqsad va vazifalari: Mamlakatimiz hududida joylashgan markaziy arxivlar hisoblangan O‘zbekiston Respublikasi Kinofotofono arxivida Oʻzbekiston Milliy arxivida Oʻzbekiston Ilmiy-texnikaviy va tibbiyot hujjatlari markaziy davlat arxivida ishning yuritilishi, u yerda mavjud bo‘lgan hujjatlarning saqlanishi, xalqaro tashkilotlar va arxivlar bilan aloqalari qay darajada yo‘lga qo‘yilganligi, arxivlardagi hujjatlar mavjud hujjatlarning elektronlashtirish va raqamlashtirish ishlari qay darajada olib borilayotganligi va hujjatlar qiymati ekspertizasini tashkil qilinishini o‘rganish. Ushbu maqsadni amalga oshirishda biz quyidagi vazifalarni belgilab qo‘ydik: 1) Avvalo arxivlarning tarixini o‘rganish, rivojlanishi, arxiv binosining ahvoli; 2) Arxivda xodimlarning faoliyati va arxiv ishining tashkil qilinganligini kuzatishlar orqali o‘rganish; 3) Arxivda mavjud bo‘lgan hujjatlarning elektronlashtirish ishlarini kuzatishlar orqali o‘rganish va qayd qilish. 4) Hozirgi bosqichda qiymat ekspertizasining muhim vazifasi davlat saqlash uchun qabul qilingan hujjatlar tarkibini optimallashtirish, ya’ni. ilmiy va tarixiy ahamiyatga ega bo‘lgan maksimal ma’lumotni saqlash bilan birga saqlanadigan hujjatlar sonini kamaytirish yo‘llarini izlash Kurs ishining ahamiyati: Arxivlarni o‘rganish mobaynida O‘zbekiston Respublikasi hududida arxiv va arxiv ishining rivojlanishiga qay darajada e’tibor qaratilayotgani, Vatanimiz tarixiga oid boy tarixni kino, surat va ovozli hujjatlar orqali jonlantirib, keyingi yosh avlodga ham yetkazish va ushbu arxivlarda mavjud bo‘lgan hujjatlarning raqamlashtirish ishlari qay darajada ketayotganligi haqida ma’lumot beriladi. Barcha tashkilotlar, korxonalar, muassasalar faoliyati turli xil va tarkibdagi ko‘plab sonli hujjatlarni shakllantirish bilan bog‘liq. Biroq, barcha hujjatlar bir xil ahamiyatga ega emas. Ulardan ba’zilari qimmatli ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan holda jamiyatning siyosiy, iqtisodiy va madaniy hayotini o‘rganish uchun manbalar bo‘lib xizmat qilishi mumkin. Boshqa hujjatlarning manbalar sifatida qiymati amaliy amaliy maqsadlardan tashqariga chiqmaydi. Binobarin, turli toifadagi hujjatlarning boshqaruv va davlat, jamoat va madaniy hayotning boshqa sohalarida tutgan o‘rni bir xil emas. Keraksiz ravishda hujjatlarni saqlash zararli xarajatlar bilan bog‘liq bo‘lib, kerakli hujjatlarni topishni qiyinlashtiradi, shu bilan birga, hujjatlarning muddatidan oldin yo‘q qilinishi davlat manfaatlariga jiddiy zarar etkazishi mumkin. Shuning uchun ilmiy va tarixiy ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlarni aniqlash va ularni doimiy saqlash uchun tanlash juda muhim - bu qiymat ekspertizasining asosiy vazifasi. Hujjatning qiymati, uning tarixiy, ilmiy, ijtimoiy, iqtisodiy, siyosiy yoki madaniy ahamiyatiga ko‘ra, uning axborot qobiliyati bilan belgilanadi. I.BOB. HUJJATLAR QIYMATI EKSPERTIZASI TUSHUNCHASI I.1. Hujjatlar qiymatini o‘rganish tushunchasi, maqsadlari va mezonlar Hujjatlarning qiymatini tekshirish bu hujjatlarni saqlash, saqlash uchun tanlash shartlarini belgilash maqsadida ilmiy, tarixiy, ijtimoiy-madaniy ahamiyatini va amaliy ahamiyatini aniqlashdan iborat. Qiymatni baholashning asosiy vazifasi qimmatli ma’lumotlarni qaysi hujjatlar bilan to‘ldirilishini aniqlash va ularni doimiy saqlash uchun tanlashdir. Ekspertizaning ikkinchi vazifasi - hujjatlarni saqlash muddatini aniqlash. Ular jamiyat manfaatlarini hisobga olgan holda, davlat va jamiyat hayotining tegishli huquqiy normalari asosida tashkil etiladi. Tashkilotda hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish ishlarini tashkil etish va o‘tkazish uchun doimiy ekspert komissiyasi tuziladi. Ekspert komissiya tashkilot rahbarining buyrug‘iga binoan 4-5 kishidan iborat eng malakali xodimlar orasidan tuziladi. Komissiya a’zolari, shubhasiz, boshqaruv hujjatlari xizmatining rahbari, arxiv boshlig‘i, bosh hisobchi va tashkilotning etakchi xodimlaridan biri rais etib tayinlanadi. Ekspert komissiyasining har bir yig‘ilishi protokol bilan rasmiylashtiriladi. Hujjatlar qiymatining ekspertizasi hujjatlarni saqlash va davlat saqlash uchun tanlash shartlarini aniqlash maqsadida ularning qiymat mezonlari va mezonlari asosida o‘rganishdir. Tekshiruv davomida hujjatlarning qadriyatlari arxivlash nazariyasi va amaliyoti tomonidan ishlab chiqilgan tarixiylik, har tomonlama, murakkablik va ijtimoiy- siyosiy neytrallik tamoyillariga asoslanadi. Tarixshunoslik printsipi hujjatda unda aks etgan tarixiy voqealar nuqtai nazaridan ko‘rib chiqish va baholashni nazarda tutadi. Har bir tarixiy davr maxsus manbalar majmui, mazmuni, hujjat tuzish shakli va usullari bilan ajralib turadi. Hujjatlarni baholashda tarixshunoslik hujjatlarning kelib chiqishi va rivojlanishi naqshlarini, ularning fond tarkibidagi o‘rni va o‘rnini, boshqa fondlarning materiallari bilan o‘zaro bog‘liqlik va o‘zaro bog‘liqlikni aniqlashni talab qiladi. Ijtimoiy-siyosiy betaraflik printsipi tarixiylik printsipi bilan uzviy bog‘liq bo‘lib, bu hujjatlar tanlashda sinfiy va mafkuraviy yondashuvlarni rad etishni anglatadi. Saqlash uchun jamiyatning barcha ijtimoiy guruhlari va siyosiy partiyalarning faoliyatini aks ettiruvchi hujjatlar qabul qilinishi kerak. Murakkablik printsipi hujjatlarni har tomonlama ko‘rib chiqish orqali o‘rganish va ob’ektiv baholashdan iborat. Shu bilan birga, har xil turdagi hujjatlarni shakllantirish qonuniyatlari, ularning kelib chiqishi, hujjat aylanish jarayonida hujjat tarkibini ularga ma’lumot uzatish shakliga muvofiqligi hisobga olinadi. Qiymat ekspertizasini o‘tkazishda murakkablik printsipi muhim rol o‘ynaydi, bu strukturaning boshqa hujjatlari bilan birgalikda hujjatlarni baholashni o‘z ichiga oladi. Tekshiruv davomida boshqaruv qarorlarini hujjatlashtirish jarayonida bir vaqtning o‘zida individual emas, balki bir-biri bilan bog‘liq bo‘lgan muassasalarning hujjatlarini baholash tavsiya etiladi.1 Ushbu tamoyillarni hisobga olgan holda hujjatlar qiymatini belgilovchi mezonlar tizimi ishlab chiqilgan. Mezonlar bu hujjatlarning qiymatini belgilovchi belgilardir. Zamonaviy arxiv fanida uchta mezon guruhlari ajralib turadi: 1. hujjatlar kelib chiqishi 2. hujjatlar tarkibi 3. hujjatlarning tashqi xususiyatlari. Kelib chiqish mezonlari guruhiga quyidagi asosiy mezonlar kiradi: 1. Hujjatlarni yaratgan muassasa yoki shaxsning ahamiyati. Davlat boshqaruv tizimida, milliy iqtisodiyotda, madaniyatda, fanda va jamiyatning boshqa sohalarida institutning roli qanchalik muhim bo‘lsa, uning hujjatlari shunchalik muhimdir. 2. Hujjatlarni shakllantirish vaqti va joyi. Voqea bilan bir vaqtda yoki undan keyin qisqa vaqt ichida va voqea sodir bo‘lgan joyda yaratilgan hujjatlar muhim hujjatlardir. Har bir tashkilot faoliyatida alohida ahamiyatga ega bo‘lgan davrlar mavjud. Bu tashkil etish va qayta tashkil etish, maxsus vazifalarni bajarish 1 http://www.bibliotekar.ru murojaat qilingan sana: 09.06.2023 davrlari. Tarixning maxsus davrlarida yaratilgan hujjatlarni baholashda ularning yaratilish joyi ham muhim rol o‘ynaydi. 3. Hujjatlarning intensivligi. Hujjatlar qancha kam bo‘lsa, ular shunchalik qimmatlidir. Ushbu mezonlar eng muhim muassasalar va ularning tarkibiy bo‘linmalaridan hujjatlarni ustuvor qabul qilishni ta’minlaydi, arxivistlar e’tiborini jamoat hayotining tarixini uning hal qiluvchi ko‘rinishlarida aks ettirgan hujjatlarga jamlaydi. Tarkib mezonlari guruhiga quyidagi asosiy mezonlar kiradi: 1. Axborotning ahamiyati. Voqealar haqida noyob va tipik ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatlar yuqori baholanadi. 2. Hujjatlarning turlari va turlari. Institutlar va jamiyat faoliyatining eng muhim tomonlarini hujjatlashtirishga mo‘ljallangan hujjatlarga ustunlik beriladi. 3. Boshqa hujjatlarda ma’lumotlarning takrorlanishi. Ushbu hujjatdagi ma’lumotlar boshqa hujjatlarda qanchalik kam bo‘lsa, ular shunchalik qimmatlidir. Hujjatlarning tashqi xususiyatlari uchun mezonlar guruhiga quyidagilar kiradi: 1. Hujjatlarning haqiqiyligi. Hujjatlarning asl nusxalari katta ahamiyatga ega. Biroq, bir qator muhim hujjatlar toifalari tashkilotlarda faqat nusxalarda mavjud. Shuning uchun ularning to‘g‘ri bajarilishi va sertifikatlanishi juda muhimdir. 2. Hujjatning yuridik kuchi. Hujjatlarni rasmiylashtirish jarayonida hujjatlarni, ayniqsa doimiy saqlash muddatini to‘g‘ri rasmiylashtirish juda muhim, chunki bu hujjatlar qiymatini sifatli aniqlashga imkon beradi. 3. Hujjatlarni saqlash darajasi. Qancha kam hujjatlar saqlanib qolsa, ularning har biri shunchalik qimmatlidir. Hujjatlarning badiiy xususiyatlari. Ushbu mezonlar shartli bo‘lib, ularni o‘zgartirish mumkin emas, chunki ularning ba’zilari tarixiy sharoitlarga qarab o‘z ma’nolarini yo‘qotadilar, boshqalari esa ularning o‘rniga jamiyatning rivojlanish darajasiga, uning talablari va qadriyatlariga qarab kelmoqdalar.2 I.2. Tashkilotning tarkibiy bo‘linmasi va arxivda hujjatlar qiymatini tekshirish tarkibi Tashkilotda hujjatlar qiymatini tekshirish bir necha bosqichda amalga oshiriladi: 1. Ishlarning nomenklaturasini tuzishda 2. Ishlarni tuzishda va ularni keyinchalik saqlashga tayyorlashda ofis ishlarida; 3. Ishlarni doimiy yoki vaqtincha saqlash uchun qabul qilish jarayonida, 4. Ishlarni davlat arxiviga topshirishga tayyorgarlik ko‘rish jarayonida tashkilot arxivida. Hujjatlar qiymatini tekshirish ishlarning nomenklaturasini tuzishda ofis ishlarida boshlanadi. Bu hujjatlarni saqlash vaqtini belgilashning birinchi bosqichidir. Ishlarning nomenklaturasi muassasaning hujjatlarining to‘liqligini, hujjatlarning qiymatini tekshirishni osonlashtiradigan ishlarni shakllantirishning to‘g‘riligini ta’minlaydi. Keyin hujjatlar ishlarni shakllantirishda baholanishni boshlaydi, chunki bu jarayon tarkibni, mazmunini va saqlash muddatiga qarab hujjatlar tasnifi va guruhlanishi bilan bog‘liq. Tashkilotning tarkibiy bo‘linmalarida ishlarni shakllantirish va ro‘yxatdan o‘tkazish jarayonida hujjatlar tanlanadi: arxivga topshirish uchun doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash; keyinchalik tarkibiy bo‘linmalarda saqlash uchun vaqtincha (10 yilgacha); vaqtincha saqlash, yo‘q qilish uchun ajratish muddati tugagan saqlash muddati. Hujjatlar qiymatini tekshirish ishlarni sahifalarni ko‘rib chiqish orqali amalga oshiriladi. Bu zarur, chunki yil davomida ishlarni shakllantirish jarayonida boshqa toifadagi hujjatlar ham sarlavhalarda paydo bo‘lishi mumkin, bu esa ishlarning qayta tashkil etilishiga, doimiy va vaqtincha saqlash holatlarining bo‘linishiga olib kelishi 2 http://www.edou.ru murojaat qilingan sana: 09.06.2023 mumkin. Ishlarni ko‘rib chiqishda hujjatlarning nusxalari, qoralamalar, ro‘yxatdan o‘tmagan hujjatlar nusxalari olinadi. Doimiy, vaqtincha (10 yildan ortiq) va xodimlarning tanlangan holatlari tashkilot arxiviga topshirish uchun tarkibiy bo‘linmalar kotiblari tomonidan tayyorlanadi. Ushbu bosqichda ishlarni shakllantirish va ro‘yxatdan o‘tkazish amalga oshiriladi. Ishlarni ro‘yxatga olish, ularni texnik qayta ishlash bo‘yicha ishlarning to‘plamini o‘z ichiga oladi (ishni rasmiylashtirish va bog‘lash, varaqalarni raqamlash, ishning tasdiqlangan yozuvini tuzish, ish hujjatlarining ichki ro‘yxati, ishning muqovasi). Ular saqlash muddati o‘tgan ishlarni tanlaydilar, ular uchun ularni yo‘q qilish uchun ajratish to‘g‘risida akt tuzadilar. EPK bilan belgilangan holatlar ko‘rib chiqilmoqda, saqlash muddati tugagan. Bunday belgi bo‘lgan holatlar saqlash muddati tugaganidan keyin har doim bir varaqda ko‘rib chiqiladi, chunki ulardan doimiy saqlash muddatlarini ajratish mumkin. Tashkilotning ofis ishlarida hujjatlar qiymatini tekshirish natijalari bo‘yicha doimiy, vaqtincha (10 yildan ortiq) va xodimlarning yillik zaxiralari bo‘limlari tuziladi. Ishlarni tashkilotning arxiviga davlat yoki vaqtincha saqlash uchun qabul qilishda, tarkibiy bo‘linmalarda hujjatlar qiymatining ekspertizasi sifati ustidan nazorat amalga oshiriladi. Tashkilot arxividagi qiymatni tekshirish ishlarni varaq- varaq skanerlashni o‘z ichiga oladi. Shu bilan birga, ishlarni shakllantirish va ijro etishning to‘g‘riligi, inventarizatsiya tarkibiga kiritilgan ishlarning tashkilot ishlarining nomenklaturasiga muvofiq ochilgan ishlar soniga muvofiqligi tekshiriladi. Arxivdagi hujjatlar qiymatini o‘rganayotganda, uning boshqaruv tuzilmalaridan boshlab, tashkilot hujjatlari tarkibini har tomonlama tahlil qilish amalga oshiriladi. Ma’muriy va rejalashtirish va hisobot hujjatlarini o‘rganish natijasida yo‘q qilinishi yoki asosli saqlanishi kerak bo‘lgan takroriy ma’lumotlarga ega hujjatlar aniqlanadi.3 3 http://ao.avo.ru murojaat qilingan sana : 09.06.2023 II.BOB. HUJJATLAR QIYMATI EKSPERTIZASINI TASHKIL QILISH II.1. Hujjatlar qiymatini tekshirish tizimi Doimiy yoki uzoq muddatli saqlash uchun hujjatlarni tanlash bo‘yicha ish jarayonida, tashkilotning barcha tarkibiy bo‘linmalari faoliyatida hosil bo‘lgan hujjatlarning butun majmui ekspertizadan o‘tkaziladi. Belgilangan tartibda hujjatlarning qiymati ekspertizadan o‘tkazilgunga qadar ularni yo‘q qilishga yo‘l qo‘yilmaydi. Tashkilotda hujjatlar qiymatining ekspertizasi: Ish yuritishda: ishlar nomenklaturasini tuzishda, ishlarni shakllantirishda va ularni arxivga topshirishda tayyorlashda; Arxivda: ishlarni doimiy saqlashga topshirish uchun tayyorlash jarayonida. EK raisi tashkilotning rahbarlaridan biri tayinlanadi, u ish yuritish va arxiv ishlari bilan shug‘ullanadi, kotib hujjatlarni boshqarish xizmatining (DOU) xodimi. Ekspert komissiyasining vazifalari va huquqlari, uning faoliyatini tashkil etish ekspert komissiyasi to‘g‘risidagi nizomda belgilanadi. Ushbu reglamentni ishlab chiqishda, 1995 yilda Rosarxiv tomonidan tasdiqlangan, tashkilotning Ekspert komissiyasi (EC) to‘g‘risidagi namunaviy nizomga amal qilish kerak. Tegishli tarmoqqa ega bo‘lgan tashkilotlarda Markaziy ekspert komissiyalari (MSK) va zarurat bo‘lganda tarkibiy bo‘linmalarning ekspert komissiyalari tuziladi.4 EC va MSK quyidagilarni o‘z ichiga oladi: - Iqtisodchi yoki buxgalteriya xodimi (buxgalteriya hisobi va moliyaviy hujjatlar umumiy hujjatlar umumiy hajmining muhim qismini tashkil etadi); - Ofis ishchisi; - Tashkilot arxivining rahbari yoki arxiv uchun javobgar shaxs; 4 http://www.bizneshaus.ru murojaat qilingan sana:09.06.2023 - Ilmiy, sanoat va boshqa turdagi hujjatlar bo‘yicha mutaxassis; - Axborot xavfsizligi bo‘yicha mutaxassis. Markaziy saylov komissiyasiga arxiv muassasasi vakilini kiritish tavsiya etiladi, ushbu tashkilot sotib olish manbai hisoblanadi. EK va MSK to‘g‘risidagi nizomlarda huquqiy jihatlar, komissiyalarning funktsiyalari va ishlash tartibi belgilab qo‘yilgan. EK va MSK ushbu tashkilot boshchiligidagi maslahat idoralari bo‘lib, ularning yig‘ilishlari zaruratga qarab o‘tkaziladi. Ekspert komissiyasining barcha qarorlari bayonnomada qayd etiladi, ular komissiya raisi va kotibi tomonidan imzolanadi. Ushbu qarorlar EK va MSK protokollari tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanganidan keyin kuchga kiradi. Markaziy saylov komissiyasi tarkibiy bo‘linmalar va unga qarashli tashkilotlarning ekspert komissiyalari ishiga uslubiy rahbarlikni amalga oshiradi. Ishlarning namunaviy va taxminiy nomenklaturalari to‘g‘risidagi qarorlarni o‘z ichiga olgan protokollar tegishli arxiv muassasasining ekspertiza komissiyasi (EPC) tomonidan ko‘rib chiqilgandan keyin tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ekspert komissiyalari ishiga uslubiy rahbarlikni viloyat, viloyat, shahar ma’muriyati arxiv boshqaruvi organlarida, shuningdek federal davlat arxivlarida tashkil etilgan ekspertiza komissiyalari (EPK) amalga oshiradi. Agar EK va MSK birinchi bo‘lsa, unda EIC saqlash va yo‘q qilish uchun hujjatlarni tanlash ustidan nazoratning ikkinchi bosqichidir. Rosarchiv va arxiv bo‘limlari huzurida Markaziy ekspertiza komissiyalari (CECC) tashkil etilgan - bu hujjatlar qiymatini tekshirish bo‘yicha eng yuqori organ. CEPK 2007 yilda Rosarxiv buyrug‘i bilan tasdiqlangan Federal agentlik huzuridagi Markaziy ekspert va tekshirish komissiyasi to‘g‘risidagi nizom asosida ishlaydi.5 5 Ofis ishi. Menejmentni hujjat bilan ta’minlashni tashkil qilish va texnologiyasi. Darslik. – T.: Birlik-Dana, 2003, 197-bet Davlat arxivlarida ekspert uslubiy komissiyalari (EMK) mavjud; ular uchun mas’uldir: - Davlat arxivida hujjatlar qiymatini tekshirish; - Arxivda ishlab chiqilgan uslubiy qo‘llanmalarni ko‘rib chiqish; - Davlat arxivini topshirish bo‘yicha ishlar. Shunday qilib, ekspert xizmati tizimi quyidagilardan iborat. - Arxiv muassasalari - CEPK, EPK, EMK; - Boshqa muassasalar - EC, MSK. MSK va EKning asosiy vazifalari quyidagilardan iborat: - Tashkilotning arxivi Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondini sotib olish manbai bo‘lsa, tashkilot ishlarining birlashtirilgan nomenklaturasi loyihalarini arxiv muassasasining ekspertiza komissiyasi (EPK) tomonidan ko‘rib chiqish, tasdiqlash va kelishish uchun taqdim etish; - Ishlarni arxiv xizmati va arxiv xizmati bilan birgalikda har yili saqlash uchun yoki yo‘q qilish uchun ajratish uchun har yilgi tanlovni tashkil etish va o‘tkazish; - Doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash va zaxira qilinmaydigan ishlarni taqsimlash to‘g‘risidagi aktlarni ko‘rib chiqish, tashkilot rahbariga tasdiqlash va EPC tomonidan tasdiqlash uchun berish; - Hujjatlarni tarkibiy bo‘linmalardan tashkilot arxiviga topshirish jadvallarini va tashkilotning arxividan davlat arxiviga doimiy saqlash ishlarini topshirish jadvallarini ko‘rib chiqish va kelishish; - Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarni idoraviy saqlashga qabul qilish masalalarini ko‘rib chiqish.6 Elektron hujjatlarni ekspertizaning birinchi bosqichida arxiv, ish yurituvchi xizmat yoki tashkilotdagi axborot texnologiyalarining ishlashi uchun mas’ul bo‘lgan xizmat bilan birgalikda, ekspertizaning umumiy mezonlariga 6 Fionova L.R. Boshqaruv hujjatlarini tashkil qilish va texnologiyasi. – T.: Penza, 2005, 59-bet. muvofiq hujjatlar bo‘lishi mumkin bo‘lgan tizimlar, mavzular va loyihalar ro‘yxatini belgilaydi. Ro‘yxat doirasida doimiy va vaqtincha saqlash uchun elektron hujjatlar tanlanadi; ro‘yxat tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan tasdiqlanadi. Elektron hujjatlarni ekspertizadan o‘tkazish ekspert komissiyasi tomonidan tashkilotning an’anaviy ommaviy axborot vositalaridagi hujjatlari bilan birgalikda amalga oshiriladi (umumiy va maxsus mezonlar tizimi kompleksda qo‘llaniladi: hujjatning ahamiyati, to‘liqligi (to‘liqligi); hujjatning haqiqiyligi; arxiv saqlash uchun qabul qilingan hujjatlarda takroriy ma’lumot yo‘qligi). Arxivda saqlash uchun elektron hujjatlarni qabul qilishda quyidagi omillar hisobga olinadi: elektron hujjatlarni olishda cheklovlar; elektron hujjatlarni yaratish jarayonining to‘liqligi; arxivga qabul qilinganda elektron hujjatlarni boshqa formatga tarjima qilish qiymati; elektron hujjatlarni topshirishga xalaqit beradigan qonun hujjatlari mavjudligi; zarur hujjatlarning mavjudligi; elektron uskunalar turining elektron hujjatlarni saqlashning har xil rejimlariga muvofiqligi, saqlashni ta’minlash qiymati. Tarkibiy bo‘linma nomi ostida, qopqoqning o‘rtasida, nomenklatura bo‘yicha ishning ko‘rsatkichi ko‘rsatiladi. Masalan, № 02-24 ish, bu erda 02 tarkibiy bo‘linmaning indeksini anglatadi, 24 esa nomenklaturaga muvofiq ishning tartib raqami. Ishning muqovasidagi nom odatda nomenklaturadan butunlay olib tashlanadi. Ishning qopqog‘ining pastki qismida saqlash muddati ko‘rsatilgan (agar ish doimiy saqlash muddatiga ega bo‘lsa, "doimiy saqlash" deb yozilgan). Hujjatlarni fayllarga topshirishni kotib yoki ushbu ish uchun mas’ul bo‘lgan tarkibiy bo‘linmalar tomonidan yil davomida har kuni tizimli ravishda amalga oshiriladi. Bajarilgan hujjatlar ijro etilish belgisiga ega bo‘lishi kerak va ish kunining oxiriga kelib o‘sha kuni fayllarga joylashtiriladi. Ushbu oddiy qoidani qat’iy bajarish hujjatlar yo‘qolishini istisno qiladi va ularning xavfsizligini ta’minlaydi. Ishga faqat nomenklaturada ko‘zda tutilgan hujjatlargina kiritilishi mumkin. Agar nomenklaturada ko‘zda tutilmagan hujjatlar paydo bo‘lsa, mustaqil ish qo‘zg‘atiladi va uning nomi zaxira raqami ostida ishlar nomenklaturasiga qo‘shiladi. Ishda hujjatni topshirishdan oldin uning bajarilganligini tekshirish kerak (bu haqida eslatma bo‘lishi kerak). Bajarilmagan hujjatlar, shuningdek qaytarib beriladigan hujjatlar topshirish taqiqlanadi. Hujjatlarning faqat bitta nusxasi faylga kiritilgan. Qoralamalar, dublikatlari nusxalari ishda berilmaydi. Istisno, ayniqsa qimmatli hujjatlar loyihalari va ularning nusxalari, shuningdek, birinchi nusxalarning mazmunini to‘ldiruvchi qarorlar, eslatmalar, vizalar bo‘lgan nusxalar bo‘lishi mumkin. Har bir qutining qalinligi 30-40 mm dan oshmasligi kerak, taxminan 250 barg. Agar hujjat kattaroq bo‘lsa, ish ikki yoki undan ortiq hajmga bo‘linadi.7 Ishlarni shakllantirishda bir qator talablarga rioya qilish kerak. Ulardan eng muhimi doimiy va vaqtincha saqlash hujjatlarining alohida fayllarga guruhlanishi. Faqatgina alohida holatlarda, bitta masalani ko‘rib chiqish bilan bog‘liq bo‘lgan turli xil saqlash davrlari hujjatlari bitta papkaga joylashtiriladi, ammo qaror qabul qilinib, ish tugagandan so‘ng hujjatlar qayta tuziladi. Hujjatlar ushbu holatda faqat bitta kalendar yil uchun tuziladi. Ushbu qoidadan istisno - bu sud ishlarini olib borish; sud ishlari; shaxsning muassasada ishlagan butun davri davomida, shuningdek saylangan organlar va ularning doimiy komissiyalari tomonidan shakllantirilgan, ularni chaqirish davrida yuzaga kelgan shaxsiy hujjatlar. O‘quv yillari davomida shakllantirilgan ta’lim muassasalari, sahna tadbirlarini tavsiflovchi va teatr mavsumida guruhlangan hujjatlar, filmlar, 7 http://www.tepka.ru murojaat qilingan sana : 09.06.2023 qo‘lyozmalar, voqealar tarixi va boshqa narsalar ta’lim muassasalarining o‘ziga xos xususiyati hisoblanadi. Hujjatlar muammoni hal qilish jarayonida paydo bo‘lgan barcha tegishli qo‘shimchalar va qo‘shimcha materiallar bilan birga faylga joylashtiriladi. Ammo, ilovalar katta bo‘lgan hollarda, ularni alohida hajmlarga bo‘lish tavsiya etiladi. Masalan, buyurtmalar ko‘pincha ularni e’lon qilish uchun asos bo‘lgan turli xil bayonotlar, sertifikatlar, aktlar, eslatmalar bilan taqqoslanadi. Ularni alohida guruhlash mumkin: "1999 yil uchun buyurtmalar" bitta masala va "1999 yildagi buyurtmalarga oid hujjatlar (sertifikatlar, bayonotlar, eslatmalar)" - ikkinchi. Shuningdek, ko‘pincha protokollar va ularga hujjatlar tuziladi. Rejalashtirilgan va hisobot hujjatlari (rejalar, ilovalar, smeta, hisobotlar va ular bo‘yicha hisob-kitoblar) uni tayyorlash vaqti va qabul qilingan kundan qat’i nazar, uning tarkibiga kiradigan yilning hujjatlariga joylashtiriladi. Masalan, 1999 yildagi hisobot 2000 yilda tuziladi, ammo 1999 yil fayliga joylashtiriladi, aksincha, 2000 yilga mo‘ljallangan reja 1999 yilda tuzilib, 2000 yilda saqlanadi. Uzoq muddatli rejalar tasdiqlangan yilga tayinlanishi kerak. Shuni esda tutish kerakki, rejalar, smeta va hisobotlar ushbu hujjatlar loyihalaridan alohida guruhlangan. Ish doirasida hujjatlar savol-mantiqiy, xronologik, alifbo va raqam tartibida tizimlashtiriladi, ammo kombinatsiyalar va kombinatsiyalar mumkin. Raqamlash tartibida raqamlar (kvitansiyalar, schyot-fakturalar va hk) bo‘lgan bir xil hujjatlar guruhlangan. Ayrim toifadagi hujjatlarni tizimlashtirish o‘ziga xos xususiyatlarga ega. Ma’muriy hujjatlar (buyruqlar, buyruqlar, qarorlar va boshqalar) hujjatlar turlari va xronologiyalar bo‘yicha shakllantiriladi. Bunday holda, asosiy faoliyat uchun buyurtmalar xodimlar buyurtmalaridan alohida guruhlanadi. Kollej hujjatlari ikki faylga birlashtirildi: - Kengash bayonnomalari va qarorlari; - Kengash yig‘ilishlari uchun hujjatlar (kun tartibi, hisobotlar, sertifikatlar, xulosalar, qarorlar loyihalari va boshqalar). Yozishmalar xronologik tartibda tizimlashtiriladi: javob hujjati so‘rov hujjati orqasida topshiriladi. Xronologiya tashabbus hujjatlariga muvofiq kuzatiladi. Shaxsiy hujjatlar, buxgalteriya hujjatlari va fuqarolarning murojaatlari shakllanishi o‘ziga xos xususiyatlarga ega. Shaxsiy hujjatlardagi hujjatlar quyidagi ketma-ketlikda joylashtiriladi: shaxsiy faylda mavjud bo‘lgan hujjatlarning ichki inventarizatsiyasi; ish uchun ariza, yo‘llanma yoki vakillik; anketa, kadrlar varaqasi; tarjimai hol, ta’lim to‘g‘risidagi hujjatlar, lavozimga tayinlash, ishdan bo‘shatish, ishdan bo‘shatish to‘g‘risidagi buyruqdan ko‘chirma (ishga qabul qilish, topshirish, ishdan bo‘shatish to‘g‘risidagi yozuvlarning nusxalari); shaxsiy yozuv varaqasiga qo‘shimcha; shaxsiy rag‘batlantirish varog‘iga qo‘shimcha. Yashash joyi to‘g‘risidagi guvohnoma va ikkinchi darajali ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlar shaxsiy hujjatlardan alohida guruhlanadi. Ushbu guruhlar ichida hujjatlar xronologik tartibda joylashtirilgan. Jarimalarni tayinlash, rag‘batlantirish to‘g‘risida, ismini o‘zgartirish va hokazolar to‘g‘risidagi buyruqlarning nusxalari. ushbu yozuvlarning kiritilishi munosabati bilan, kadrlar yozuvlaridagi shaxsiy varaqqa qo‘shimcha ravishda ular shaxsiy ish joyiga joylashtirilmaydi. Amaldagi saqlash joyida, ishlar 2 yil davomida saqlanadi. Kassalar ularni xavfsiz va chang va nurdan himoyalash uchun shkaflar yoki seyflarga joylangan. Kassalar vertikal ravishda javonlarda, ishlarning nomenklaturasida tartibga solinganligi bo‘yicha saqlanadi. ND kabinetning ichki eshigiga biriktirilgan. Har bir holatning orqa tomonida uning ko‘rsatkichi tezkor hujjatlarni qidirish uchun nomenklaturada ko‘rsatilgan. Ishlarni ro‘yxatga olish - bu uni qayta hisob-kitob qilish, varaqlarni raqamlash, sertifikatlash yozuvini tuzish, hujjatlarning ichki inventarizatsiyasi bo‘yicha ishlar majmui; Bu ish ofis ishida tasdiqlangan paytdan boshlanib, uni ish qo‘zg‘atilgan kalendar yili tugaganidan keyin idoraviy arxivga topshirish uchun tayyorlash jarayonida tugaydi. Ishlarni ro‘yxatga olish ofis ishlarining xizmat xodimlari tomonidan amalga oshiriladi. Ishlarni to‘liq yoki qisman ro‘yxatga olish saqlash muddatiga qarab amalga oshiriladi. Doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash va xodimlarni saqlash holatlari to‘liq ro‘yxatga olinishi kerak. Vaqtincha (10 yilgacha bo‘lgan) saqlash holatlari qisman ro‘yxatdan o‘tkazilishi kerak, ularni yopishtiruvchilarda saqlashga ruxsat etiladi, hujjatlarni ichki qayta tizimlashtirmasdan, raqamlar varaqisiz, shuningdek sertifikatlashtirish yozuvlarini rasmiylashtirmasdan. Doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash va xodimlar ishlarining qopqog‘ini ro‘yxatdan o‘tkazishda quyidagi ma’lumotlar ko‘rsatilishi kerak: - muassasaning nomi va uning bevosita bo‘ysunishi; - tarkibiy bo‘linmaning nomi, - kassa indeksi; - ish hujjatlariga izoh berish (alohida qimmatli hujjatlarni o‘z ichiga olgan doimiy saqlash uchun); - ishning sanasi (hajmi, qismi); - ishdagi varaqlar soni; - ishning saqlash muddati; - arxiv fayl kodi. Bundan tashqari, doimiy saqlanadigan fayllarning muqovalarida davlat arxivi va muassasasi nomini olish uchun joy ajratilgan. Ta’kidlash joizki, doimiy saqlanadigan fayllar muqovasidagi arxiv kodi, arxiv kodi idoraviy arxivga faqat arxiv xizmati tegishli davlat muassasasining EPK tomonidan tasdiqlangan ishlarning yig‘ma ro‘yxatlarining yillik bo‘limlariga kiritilgandan keyingina siyoh bilan yopishtirilgan. Uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash uchun kadrlar va kadrlar uchun arxiv kodlari, hujjatlar davlat arxiv xizmati tegishli muassasasining EPK bilan kelishilgan holda (MSK tomonidan tasdiqlangan holatlar yig‘indisi ro‘yxatlarining yillik bo‘limlariga kiritilganidan so‘ng) kadrlar bilan tasdiqlanadi. ) va muassasa rahbari tomonidan tasdiqlangan. Ish qopqog‘ining tafsilotlarini to‘ldirishda quyidagi talablarga rioya qilish kerak: - muassasaning nomi to‘liq ishda nominatsiya holatida bo‘ysunishni ko‘rsatgan holda yoziladi yoki uning rasmiy ravishda qabul qilingan qisqartirilgan nomi ko‘rsatiladi; - ishning nomi va raqami nomenklaturadan muqovaga o‘tkaziladi (ular vertikal holda saqlangan ishlarni qidirish qulayligi uchun ishning umurtqa pog‘onasiga qo‘yilishi tavsiya etiladi). Ofis yilining oxirida doimiy yoki uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash uchun qopqoqni loyihalashda kerakli tushuntirishlar amalga oshiriladi. Agar muassasaning nomi (yuqori bo‘lim, tarkibiy bo‘linma) o‘zgartirilsa yoki ish boshqa muassasaga (tarkibiy bo‘linma) o‘tkazilsa, muqovada ushbu muassasa (tarkibiy bo‘linma) nomi qo‘shiladi. Muqovadagi ishning nomi tegishli davlat arxiv xizmati muassasasining EPK bilan kelishilgan tashkilotning fayl nomenklaturasidan o‘tkaziladi. Agar kerak bo‘lsa (masalan, muqovadagi sarlavha ishdagi hujjatlar tarkibini aks ettirmasa), unga qo‘shimcha ma’lumotlar va tushuntirishlar kiritiladi. Hujjatlarning nusxalari bo‘lgan ishlarning sarlavhalari ularning nusxalarini ko‘rsatishi kerak. Sarlavha ish hujjatlarining haqiqiyligini ko‘rsatmaydi. Agar hujjatlar nusxalari soni to‘g‘risidagi ma’lumotlar ishning barcha hujjatlariga tegishli bo‘lsa, u holda sarlavha orqasida (satrda, davrdan keyin, bosh harf bilan) va agar ma’lumotlar hujjatlarning bir qismiga yoki ulardan biriga tegishli bo‘lsa, u holda hujjatlar tavsifidan keyin yoziladi (qavs ichida). kichik harf bilan). Agar ishda bir nechta jildlar (qismlar) bo‘lsa, ishning umumiy sarlavhasi va har bir jildning (qismning) sarlavhasi har bir jild (qism) muqovasida joylashtiriladi. Ishning muqovasidagi muhim rekvizit - bu ishning sanasi, ya’ni. Ish yuritishdagi ishning ochilgan va tugagan yillari. Ishlarning to‘g‘ri tanib olinishi, ularda shakllanadigan hujjatlarning tabiati va turlarini har tomonlama ko‘rib chiqishga bog‘liq. To‘g‘ri tanishish muhim bo‘lgan ma’muriy, ijodiy va boshqa hujjatlarni (hisobotlarni, stsenariylarni, xatlarni va boshqalarni) o‘z ichiga olgan ishning sanasi, shuningdek bir nechta jildlardan (qismlardan) iborat hujjatlar hujjatlarni qabul qilishning oxirgi muddati hisoblanadi, ya’ni. e. ishga kiritilgan hujjatlarning eng erta va oxirgisini ro‘yxatdan o‘tkazish (tuzish) sanasi, oyi, yili. Kollegial organlar, komissiyalar va boshqalarning majlislari protokollarini o‘z ichiga olgan ishning sanasi birinchi va oxirgi protokollarni tuzish sanasi yoki ular tasdiqlangan sana (agar ular ma’qullangan bo‘lsa) hisoblanadi. Shaxsiy ishning sanasi - u tashkil etilgan shaxsni qabul qilish va ishdan bo‘shatish to‘g‘risidagi buyruqlarni imzolagan sana. Doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlashning har bir holatining oxirida raqamni hisobga olish va alohida varaqlarda varaqlarning raqamlanishining o‘ziga xos xususiyatlarini belgilash uchun tasdiqlash yozuvi tuziladi, unda raqamlangan varaqlar soni raqamlar va so‘zlar bilan ko‘rsatiladi va alohida "+" (ortiqcha) belgisi bilan - varaqlar soni. ichki inventarizatsiya (mavjud bo‘lsa). Sertifikatlash yozuvi kompilyatorning pozitsiyasini, tuzilgan sanasini ko‘rsatgan holda aniq yozilgan va kompilyator tomonidan shifrlangan imzo bilan imzolangan. Keyinchalik ishning tarkibi va holatidagi o‘zgarishlar (hujjatlar etishmasligi, yangisini biriktirish, hujjatlarning asl nusxalarini nusxalari bilan almashtirish va boshqalar) sertifikat yozuvida tegishli aktga havola bilan qayd etiladi. Hisobga olish ular tarkibidagi hujjatlarning o‘ziga xos xususiyati bilan bog‘liq bo‘lgan doimiy va uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash davrlarining ayrim toifalari uchun (ayniqsa qimmatli, shaxsiy, sud va tergov ishlari, ilmiy unvon berish va ilmiy unvon berish to‘g‘risidagi ishlar, mualliflik guvohnomalari va patentga oid ishlar ixtirolar va boshqalar), shuningdek, hujjatlarning turlari bo‘yicha tuzilgan, nomlari ularning o‘ziga xos mazmunini ochib bermaydigan hujjatlarning ichki ro‘yxati tuziladi. Ish yuritish yilining oxirida doimiy va vaqtincha saqlashning barcha ekspertizalari natijalari inventarizatsiyaga kiritiladi. Ishlarni ro‘yxatga olish bu ishlarning sarlavhalarining tizimli ro‘yxati bo‘lib, ularning tarkibi va mazmunini ochib beradi, fondlar ichidagi ishlarni tizimlashtirish va ularni hisobga olishni ta’minlaydi. Bundan tashqari, inventarizatsiya bir vaqtning o‘zida buxgalteriya hujjati va ishlarni va zaxiralarni operativ hisobga olishni ta’minlaydigan ilmiy ma’lumotnoma standartining asosiy turidir. II.2.Hujjatlar qiymati ekspertizasi natijalarini ro‘yxatdan o‘tkazish Vladivostokning Pervorechenskiy tumani advokatlari idorasi rahbarning buyrug‘iga binoan hujjatlar qiymatini tekshirish uchun doimiy ekspert komissiyasini tuzadi. Ekspert komissiya tarkibiga yuridik firmaning asosiy tarkibiy bo‘linmalarining malakali va tajribali xodimlari kiradi, ular tarkibi va tarkibini, shuningdek hujjatlardagi ma’lumotlarning ma’nosi va ahamiyatini yaxshi bilishadi. Shubhasiz, komissiya tarkibiga advokatlar idorasi boshqaruvi va arxivini hujjatlashtirish xizmati boshlig‘i (yoki arxiv uchun javobgar shaxs) kiradi. Agar tashkilot hujjatlarni saqlash uchun davlat yoki shahar arxivlariga topshirsa, uning vakili komissiyaga kiritiladi. Qoida tariqasida, komissiya raisi advokatlar idorasi rahbarining ish va arxiv ishlari bo‘yicha o‘rinbosari etib tayinlanadi. Komissiya kotibi arxiv boshlig‘i yoki tashkilot arxiviga javobgar shaxs hisoblanadi. Hujjatlar qiymatini tekshirishning birinchi bosqichi ishlarni rasmiylashtirish jarayonida joriy ofis ishlarida amalga oshiriladi. Yil davomida, o‘tgan yil ishlarining butun majmuasi tarkibiy bo‘linmada bo‘lishi kerak, chunki ushbu hujjatlar tashkilot faoliyati davomida zarur bo‘lishi mumkin. Shu bilan birga, tarkibiy bo‘linmalar keyinchalik arxivda saqlash uchun ishlarni tayyorlaydilar, ya’ni hujjatlar qiymatini tekshirishning ikkinchi bosqichi-imtihon qiymati to‘g‘risidagi hujjat. Ishlarni tashkilotning arxiviga topshirish ularning ish yuritish tugaganidan keyin 3 yil o‘tgandan keyin amalga oshiriladi. Tashkilot faoliyatida yaratilgan barcha hujjatlar to‘plami qiymat ekspertizasidan o‘tkazilishi kerak. Qiymatni baholashning birinchi bosqichini o‘tkazish usuli etakchi tuzilmaviy bo‘linmalardan hujjatlarni o‘rganishni boshlashni talab qiladi va har bir tarkibiy bo‘linma ichida - nomenklaturaga muvofiq №1 ishdan, ya’ni boshqarish, rejalashtirish, moliyalashtirish, tashkilot ishini boshqarish, quyi tashkilotlarning faoliyati. Faqat ushbu ketma-ketlik bilan siz hujjatlarning to‘liq to‘plamini o‘rganishingiz mumkin.8 Qiymatni baholashning ikkinchi bosqichi tarkibiy bo‘linmalarda yillik ishlarning to‘plamlarini saqlash muddatlari bo‘yicha guruhlarga bo‘lish bilan boshlanadi: doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq), vaqtinchalik (10 yilgacha). Tekshiruvning eng muhim davri - takroriy ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatlarni aniqlash. Eng to‘liq ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatlar doimiy saqlash uchun qoldiriladi. Saqlash va yo‘q qilish uchun ajratish uchun hujjatlarni faqat ish sarlavhasi asosida tanlashga yo‘l qo‘yilmaydi. Doimiy saqlashning barcha holatlarini sinchkovlik bilan tekshirib ko‘rish va EPK belgisi bilan ishda xatoga yo‘l qo‘ygan past qiymatli hujjatlarni aniqlash va olib qo‘yish uchun ularni ko‘rib 8 http://www.docme.ru murojaat qilingan sana:09.06.2023 chiqish kerak. Bunday hujjatlar yo‘q qilish uchun ajratilishi yoki saqlanishi uchun asoslanishi kerak. Ishlarni o‘rganish jarayonida xatolarda fayllarda qoldirilgan qoralamalar, dublikatlar, nusxalari olinadi. Muayyan guruh EPK belgisi bo‘lgan holatlardan iborat, chunki ekspertiza jarayonida ularni saqlash muddatlari haqidagi savol hal qilinadi. Doimiy saqlash hujjatlariga ega bo‘lgan EPC bilan belgilangan holatlar qayta ko‘rib chiqilishi kerak. Ularning tarkibidan ajratilgan doimiy saqlash hujjatlari bir hil holatlarga qo‘shiladi yoki mustaqil holatga rasmiylashtiriladi. Yangi tashkil etilgan ishlarni topshirish hujjatlarning qiymatini tekshirish tugagandan so‘ng amalga oshiriladi.9 Ekspertiza natijalari bo‘yicha yakuniy qaror tashkilotning EC yoki MSK tomonidan qabul qilinadi. Tashkilot arxiviga topshirish uchun elektron hujjatlarni tayyorlash quyidagi bosqichlardan iborat. - Doimiy saqlash, vaqtincha saqlash (10 yildan ortiq) va xodimlarning (Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi tarkibiga kiruvchi elektron hujjatlar (EH) tarkibi va hajmiga qarab) ishlarning zaxiralarini tuzish; - Arxivga topshirish uchun mo‘ljallangan mashina tashuvchisidagi hujjatlarning jismoniy holatini tekshirish; - Mashina muhitida ED yozuvi; - Yozuv sifatini tekshirish; - ED tavsifi; - Doimiy saqlanadigan elektron hujjatlar va xodimlarning elektron hujjatlarini arxiv ro‘yxatga olish tartibiga muvofiq arxiv yozuvlarini saqlash bo‘limlariga (ishlar bo‘yicha) arxiv shifrlarini joylashtirish; - Qo‘shimcha hujjatlar to‘plamini tayyorlash. EK hujjatlarida quyidagi ma’lumotlar aks ettiriladi: 9 http://www.archives.su murojaat qilingan sana: 09.06.2023 - Hujjatning nomi; - Hujjatni tuzish sanasi; - Hujjat tarkibining xususiyatlari (mavhum); - Elektron format; - Hujjat hajmi. Hujjatlar qiymatining ekspertizasi hujjatlarni saqlash va davlat saqlash uchun tanlash shartlarini aniqlash maqsadida ularning qiymat mezonlari va mezonlari asosida o‘rganishdir. Qiymatni baholashning asosiy vazifasi qimmatli ma’lumotlarni qaysi hujjatlar bilan to‘ldirilishini aniqlash va ularni doimiy saqlash uchun tanlashdir. Ekspertizaning ikkinchi vazifasi - hujjatlarni saqlash muddatini aniqlash. Ular jamiyat manfaatlarini hisobga olgan holda, davlat va jamiyat hayotining tegishli huquqiy normalari asosida tashkil etiladi.10 Tashkilotda hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish ishlarini tashkil etish va o‘tkazish uchun doimiy ekspert komissiyasi tuziladi. Ekspert komissiya tashkilot rahbarining buyrug‘iga binoan 4-5 kishidan iborat eng malakali xodimlar orasidan tuziladi. Komissiya a’zolari, shubhasiz, boshqaruv hujjatlari xizmatining rahbari, arxiv boshlig‘i, bosh hisobchi va tashkilotning etakchi xodimlaridan biri rais etib tayinlanadi. Ekspert komissiyasining har bir yig‘ilishi protokol bilan rasmiylashtiriladi. Tekshiruv davomida hujjatlarning qadriyatlari arxivlash nazariyasi va amaliyoti tomonidan ishlab chiqilgan tarixiylik, har tomonlama, murakkablik va ijtimoiy-siyosiy betaraflik tamoyillariga asoslanadi. Tarixshunoslik printsipi hujjatda unda aks etgan tarixiy voqealar nuqtai nazaridan ko‘rib chiqish va baholashni nazarda tutadi. Har bir tarixiy davr maxsus manbalar majmui, mazmuni, hujjat tuzish shakli va usullari bilan ajralib turadi. Hujjatlarni baholashda tarixshunoslik hujjatlarning kelib chiqishi va rivojlanishi naqshlarini, ularning fond tarkibidagi o‘rni va o‘rnini, boshqa 10 http://document-ved.ru murojaat qilingan sana: 09.06.2023 fondlarning materiallari bilan o‘zaro bog‘liqlik va o‘zaro bog‘liqlikni aniqlashni talab qiladi. Ijtimoiy-siyosiy betaraflik printsipi tarixiylik printsipi bilan uzviy bog‘liq bo‘lib, bu hujjatlar tanlashda sinfiy va mafkuraviy yondashuvlarni rad etishni anglatadi. Saqlash uchun jamiyatdagi barcha ijtimoiy guruhlar va siyosiy partiyalarning faoliyatini aks ettiruvchi hujjatlar qabul qilinishi kerak. Murakkablik printsipi hujjatlarni har tomonlama o‘rganish orqali o‘rganish va ob’ektiv baholashdan iborat. Shu bilan birga, har xil turdagi hujjatlarni shakllantirish qonuniyatlari, ularning kelib chiqishi, hujjat aylanish jarayonida hujjat tarkibini ularga ma’lumot uzatish shakliga muvofiqligi hisobga olinadi. Qiymat ekspertizasini o‘tkazishda murakkablik printsipi muhim rol o‘ynaydi, bu strukturaning boshqa hujjatlari bilan birgalikda hujjatlarni baholashni o‘z ichiga oladi. Tekshiruv davomida boshqaruv qarorlarini hujjatlashtirish jarayonida bir vaqtning o‘zida individual emas, balki o‘zaro bog‘liq bo‘lgan barcha institutlarning hujjatlarini baholash tavsiya etiladi. Ushbu tamoyillarni hisobga olgan holda hujjatlar qiymatini belgilovchi mezonlar tizimi ishlab chiqilgan. Mezonlar bu hujjatlarning qiymatini belgilovchi belgilardir. Hujjatlarni Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi tarkibiga o‘tkazish hujjatlarning kelib chiqishi, mazmuni va tashqi xususiyatlariga oid mezonlarni kompleks qo‘llash orqali qiymatni tekshirish natijalari asosida amalga oshiriladi. Qiymat ekspertizasining mezoni bu ilmiy asosli belgilar tizimidir, uning asosida hujjatlarning qiymati aniqlanadi. Hujjatlarning qiymatini o‘rganish jarayonida barcha mezonlar birgalikda qo‘llaniladi. Bu hujjatlarni baholashning har tomonlama va murakkabligining namoyon bo‘lishidan biridir. Kelib chiqish mezonlariga quyidagilar kiradi: - Tashkilot yoki shaxsning faoliyati natijasida hujjatlar yaratilgan davlat boshqaruv tizimidagi yoki muayyan sohadagi roli va o‘rni; - Ular bajaradigan funktsiyalarning ahamiyati; - Hujjatlarni shakllantirish vaqti va joyi. Kelib chiqish mezoni barcha tashkilotlar, muassasalar va korxonalarni taxminan uch guruhga bo‘lish imkonini beradi.11 Birinchi guruhga hujjatlar katta ilmiy, tarixiy va iqtisodiy ahamiyatga ega bo‘lgan tashkilotlar kiradi. Bular markaziy va mahalliy hokimiyat va ma’muriyatlar, ularning tarmoq tarkibiy bo‘linmalari, sudlar va prokurorlar, ilmiy va ishlab chiqarish birlashmalari, yirik zavod va fabrikalar va boshqalar. Ikkinchi guruh mahalliy tashkilotlardan iborat. Bu bir xil funktsional va maqsadga muvofiq bo‘lgan ko‘plab tashkilotlar. Ushbu guruh hujjatlari amaliy va aniq ilmiy ahamiyatga ega, ammo ular davlat arxivlariga qabul qilinadi, qoida tariqasida, tanlab olinadi, chunki bunday muassasalarning faoliyati yuqori tashkilotlarning hujjatlarida aks etadi. Yuqori tashkilotlarga kirmaydigan ushbu guruh tashkilotlarining muhim hujjatlari aniqlanishi va yuqori tashkilot hujjatlariga ilova qilinishi kerak. Uchinchi guruhga asosan yordamchi va xizmat ko‘rsatuvchi tashkilotlar kiradi. Ushbu guruh guruhining hujjatlari faqat amaliy ish uchun tegishli. Tarkib mezonlariga quyidagilar kiradi: - Hujjatlarda aks ettirilgan tadbirlarning ahamiyati; - Hujjat tarkibidagi ma’lumotlarning qiymati; - Tashkilotning boshqa hujjatlaridagi ma’lumotlarni takrorlash va so‘rib olish; - Hujjat turi; - Hujjatning haqiqiyligi. Tashkilotning asosiy faoliyati to‘liq aks ettiradi: Tashkiliy va ta’sis va ma’muriy hujjatlar (nizomlar, nizomlar, buyruqlar, qarorlar, bayonnomalar va boshqalar), shuningdek yillik rejalar va hisobotlar. Qo‘llab-quvvatlovchi rol o‘ynaydigan ma’lumotnoma hujjatlari, qoida tariqasida, boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun asos bo‘lib xizmat qiladigan yoki ma’muriy va ba’zan tashkiliy hujjatlarda qayd etiladigan tezkor yoki 11 http://www.archiv-s.ru murojaat qilingan sana : 09.06.2023 ma’lumotnomalarni o‘z ichiga oladi. Ushbu hujjatlar guruhi eng ko‘p sonli hisoblanadi. Ulardan ba’zilari uzoq muddatli ma’lumotlarga ega, masalan, xodimlar to‘g‘risidagi hujjatlarning muhim qismi. Ushbu hujjatlarning aksariyati ma’lum vaqtdan keyin - bir yildan besh yilgacha bo‘lgan davrda o‘zlarining ekspluatatsion va ma’lumotnomaviy qiymatini yo‘qotadilar. Bular operatsion va buxgalteriya hisoboti va buxgalteriya hujjatlari, joriy ta’mirlash, etkazib berish bo‘yicha yozishmalar va tashkilotning asosiy faoliyatini aks ettirmaydigan boshqa ko‘plab hujjatlar. Axborotni takrorlash va so‘rib olish. Ushbu mezon asosan joriy, rejalashtirish va hisobot hujjatlarini tekshirishda qo‘llaniladi. Masalan, oylik hisobotlar har chorakda iste’mol qilinadi; choraklik hisobotlar tarkibi yillik hisobotga kiritiladi. Tarkibiy bo‘linmalarning hisobotlari tashkilotning hisobotiga, quyi tashkilotlarning hisobotlari yuqori tashkilotning jamlama hisobotiga va boshqalarga qo‘shiladi. Tashqi xususiyatlarning mezonlariga quyidagilar kiradi: - Kontentni yozish va uzatish shakli; - Hujjatni sertifikatlash va bajarish; - Hujjatning jismoniy holati. Qiymatni tekshirishning umumiy mezonlariga qo‘shimcha ravishda, hujjatlarning har bir guruhi ularni baholashning o‘ziga xos mezonlariga ega: fan va texnologiyalarni rivojlantirish uchun ma’lumotlarning qiymati, mualliflik ustuvorligi, rivojlanish yoki kashfiyotning iqtisodiy samaradorligi va boshqalar.12 Hujjatlar qiymatining ekspertizasini tashkil etish uch bosqichda amalga oshiriladi. Birinchi bosqich joriy ofis ishlarida amalga oshiriladi: - Ishlar nomenklaturasini ishlab chiqish va tuzishda; - Hujjatlarni rasmiylashtirishda; 12 http://ao.avo.ru murojaat qilingan sana: 09.06.2023 - Ishga hujjatlarni yuborishda; - Ishlarni shakllantirishda va hujjatlarga ishlarning to‘g‘riligini tekshirishda. Ikkinchi bosqich tashkilot arxiviga topshirish uchun ishlarni tayyorlash paytida amalga oshiriladi. Qiymatni baholashning uchinchi bosqichi doimiy saqlash hujjatlarini davlat arxiviga topshiradigan tashkilotning arxivida amalga oshiriladi. Ish yuritishdagi hujjatlar bilan ishlashning yakuniy bosqichi ishlarni keyinchalik saqlash va foydalanish uchun ishlov berishdan iborat. Ishlarni saqlash uchun ishlov berish hujjatlarning ilmiy va amaliy ahamiyatini, ishlarni ro‘yxatdan o‘tkazishni, doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari bo‘yicha inventarizatsiya qilishni o‘z ichiga oladi. Tashkilotlar, korxonalar va muassasalar faoliyati natijasida turli xil ilmiy va amaliy ahamiyatga ega hujjatlar yaratilmoqda. Ularning ko‘p qismi bir martalik xususiyatga ega ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi. Ushbu ma’lumotdan tezkor foydalanish uchun foydalanilgandan so‘ng, bunday hujjatlar o‘zlarining ahamiyatini yo‘qotadi va ularni keyinchalik saqlash maqsadga muvofiq emas. Boshqa hujjatlar bir necha yil davomida o‘z kuchini yo‘qotmagan. Ammo ilmiy va amaliy maqsadlar uchun qimmatli ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatlar mavjud. Bunday hujjatlar doimiy ravishda saqlanishi kerak. Shu munosabat bilan hujjatlarni saqlashning turli muddatlari aniqlandi. Yaroqlilik muddati vaqtinchalik bo‘lishi mumkin - 10 yilgacha, vaqtincha - 10 yildan ortiq va doimiy. Ikki yil davomida doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlashning tugallangan holatlari ma’lumotnoma uchun tuzilmaviy bo‘linmalarda qoladi. Keyin ular tashkilotning arxiviga topshiriladi yoki tegishli funktsiyalar topshirilgan tarkibiy qismda saqlanadi. Hujjatlar qiymatining ekspertizasi - bu saqlash uchun hujjatlarni tanlash yoki qabul qilingan mezonlar asosida ularni saqlash muddatlarini belgilash. XULOSA Qiymatlar ekspertizasini o‘tkazishda tarkibiy bo‘linmalarda hujjatlar arxivga topshirish uchun doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash holatlari tanlanadi; tarkibiy bo‘linmalarda saqlash uchun vaqtincha saqlash muddati bo‘lgan ishlarni tanlash; saqlash muddati o‘tgan o‘tgan yillardagi ishlarni yo‘q qilish uchun ajratmalar. Shu bilan birga, tashkilot fayllari nomenklaturasining sifati va to‘liqligi, fayllarni saqlash vaqtini aniqlashning to‘g‘riligi tekshiriladi. Doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash uchun hujjatlarni tanlash ishlarni varaqalash orqali amalga oshiriladi. Faqat hujjatlar sarlavhalari asosida saqlash va yo‘q qilish uchun hujjatlarni tanlashga yo‘l qo‘yilmaydi. "EPK" bilan belgilangan holatlar doimiy saqlanadigan tarkibiy hujjatlarni aniqlash va ajratish uchun sahifalar orqali skanerlanadi. Doimiy saqlash hujjatlariga ega bo‘lgan "EPK" bilan belgilangan holatlar qayta ko‘rib chiqilishi kerak. Ularning tarkibidan ajratilgan doimiy saqlash hujjatlari bir hil holatlarga qo‘shiladi yoki mustaqil holatga rasmiylashtiriladi. Vaqtinchalik saqlashning qolgan hujjatlarini o‘z ichiga olgan fayllarni saqlash muddatlari saqlash muddatlarini ko‘rsatuvchi hujjatlar ro‘yxati yoki tashkilot fayllarining nomenklaturasi bilan belgilanadi. Boshqaruv faoliyati barcha muassasalar, korxonalar va tashkilotlarga xosdir. Unda tashkiliy masalalar, rejalashtirish, moliyalashtirish, tarmoq ishlab chiqarish ishlari, xodimlarni tanlash va joylashtirish, nazorat qilish va hokazolar mavjud. Boshqaruv jarayonida juda katta miqdordagi ma’lumotlar to‘planadi, ishlov beriladi va uzatiladi. Ma’lumot asosida boshqaruv qarorlari qabul qilinadi, ma’lumotlar ularning amalga oshirilishini tasdiqlaydi va umumlashtirish uchun manba bo‘lib xizmat qiladi. Boshqaruvning samaradorligi hujjatlarda qayd etilgan ma’lumotlarning hajmiga, samaradorligiga va ishonchliligiga bog‘liq. Hujjat ma’lumotni qayd qilib qo‘ygan holda uning saqlanishini va to‘planishini, boshqa shaxsga topshirishni, shuningdek ma’lumotlardan takroran foydalanilishini ta’minlaydi. Shunday qilib, boshqaruv faoliyati hujjatlari belgilangan shaklda menejment uchun zarur bo‘lgan ma’lumotlarni, ya’ni hujjatlarni yaratishda qayd etishdan iborat. Bundan tashqari, ko‘p hollarda hujjatlar va qonun hujjatlarida belgilangan majburiydir. Axborot manbai sifatida hujjatlar teng emas. Taniqli davlat va jamoat arboblari, adabiyot va san’at namoyandalari, ilmiy ahamiyatga ega, tarixiy ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlar to‘g‘risidagi "shaxsiy" hujjatlar alohida ahamiyatga ega. Ular abadiy saqlanishi kerak. Foydalanilgan adabiyotlar: 1. http://www.bibliotekar.ru 2. Ofis ishi. Menejmentni hujjat bilan ta’minlashni tashkil qilish va texnologiyasi. Darslik. – T.: Birlik-Dana, 2003, 366 b 3. Fionova L.R. Boshqaruv hujjatlarini tashkil qilish va texnologiyasi. – T.: Penza, 2005, 212 b. 4. http://www.docme.ru 5. http://www.bizneshaus.ru 6. http://www.archives.su 7. http://delo-ved.ru 8. http://www.edou.ru 9. http://document-ved.ru 10. http://ao.avo.ru 11. http://www.tepka.ru 12. http://www.archiv-s.ru