BOSHQARISHDA AXBOROT VA KOMMUNIKATSIYA Reja 1. Axborot tizimi tushunchasi va uni boshqarishdagi roli 2. Boshqarishda foydalaniladigan axborotlarga qo’yiladigan talablar 3. Boshqaruv axborotlarini turkumlanishi 4. Kommunikatsiya va kommunikatsion jarayon 5. Axborot almashuv jarayonidagi muammolar Tayanch iboralar Axborot. Ichki axborotlar. Tashqi axborotlar. Teskari aloqa. Oddiy tizim. Murakkab tizim. Aralash axborot tizimi. Kommunikatsiya. Tashqi kommunikatsiya. Ichki kommunikatsiya. Noformal kommunikatsiya. Kommunikatsion jarayonlar. 11.1. Axborot tizimi tushunchasi va uni boshqarishdagi roli Axborot bu ma’lumot va xabarlar to’plami bo’lib, mazmunan yangilik unsurlariga ega bo’ladi va boshqaruv vazifalarini hal etish uchun o’ta zarurdir. Ishonchli va zarur axborotlarsiz boshqarishni amalga oshirib bo’lmaydi. Axborotlar boshqaruv negizi hisoblanadi. Boshqaruvchi va boshqariluvchi tizimlar o’rtasidagi o’zaro aloqalar axborot vositasida quyidagicha amalga oshiriladi (14-chizma): Tashqi Axborot Ichki axborotlar Boshqaruv buyrug’i 14-chizma. Boshqaruv tizimidagi axborot aloqalari Boshqaruvchi organ boshqariluvchi ob’ektning holati hamda boshqariluvchi ob’ekt bog’liq bo’lgan tashqi muhim holati haqida axborotlar olib turadi. Bu axborot boshqaruvchi va organ tomonidan qabul qilinadi va shu axborot asosida u boshqaruvchi axborot (qaror, buyruq)ni ishlab chiqadi. SHundan keyin axborot Boshqaruvchi tizim Boshqariluvchi tizim boshqariluvchi ob’ektga ta’sir o’tkazadigan boshqaruvchi tizimning ijroiya organiga yuboriladi va bajarilishi nazoratga olinadi. Boshqaruv tizimida axborotni uzatish, olish, qayta ishlash va berish jarayoni amalga oshiriladi. Ishlab chiqarishning borishi to’g’risidagi ichki axborot boshqaruvchi tizimga muttasil kelib tushadi. Bu: ish o’rinlarigva xom-ashyoning kelib tushishi; stanok, uskunalarning ishlashi; ishchilarning ishlab chiqarish normalarini bajarishi; tayyorlangan buyumlar miqdori va ularning sifati; mahsulotlarni sotishi haqidagi axborotlar. Tashqi axborotlar, ya’ni: yuqori tashkilotlardan olinadigan farmoyish, qaror va topshiriqlar; mahsulot iste’molchilari talablari; boshqa korxonalarning ilg’or tajribalari; raqobatdoshlarning xatti-harakatlari; bozorlardagi holat, ulardagi muvozanat; inflyatsiya va ishsizlik darajasi; byudjetga to’lovlar va hokazolarda oid ma’lumotlar shu turkumdagi axborotlar sirasiga kiradi. Bo’lar tashqi muammolardan kelib chiquvchi axborotlar hisoblanadi. Agar korxona ichida axborot oqimlarining kelishi va tashqi dunyo bilan aloqalar buzilsa, korxonaning yashashi xavf ostida qoladi. 11.2. Boshqarishda foydalaniladigan axborotlarga qo’yiladigan talablar Boshqarishda foydalaniladigan va bajarilishi uchun uzatiladigan axborotlarga quyidagi talablar qo’yiladi: Ishonchlilik; tushunarli, bir ma’nolilik; tezkorlik; to’liqlik; tejamlilik. Hozirgi davrda rahbar boshqaruv ishlarida tashabbus va omilkorlik ko’rsatishi, tezkorlik bilan ish olib borishi, vaziyat o’zgarishni o’z vaqtida payqab olish, resurslar bilan manevr qila olishi, har bir konkret sharoitda maqbul qaror qabul qilishi zarur. Buning uchun rahbar ishonchli va mazmunli axborot olib turishi lozim. Ortiqcha, befoyda axborot rahbar ishini qiyinlashtiradi, ortiqcha mehnat va vaqt sarflashga olib keladi. Axborot tushunarli bo’lishi kerak, chalkash, bir-biri bilan taqqoslab bo’lmaydigan ko’rsatkichlar to’g’ri rahbarlik qilishga va o’z vaqtida qaror qabul qilishga putur etkazadi. Axborotning o’z vaqtida kelishi va o’z vaqtida bajaruvchilarga yuborilishi, ya’ni tezkorlik ham juda muhimdir. U boshqaruv jarayonining, ishlab chiqarishning uzluksiz borishiga yordam beradi. SHuningdek, dastlabki axborotni boshqarish turli maqsadlar uchun oson o’zgarish, undan boshqaruvning barcha bo’g’inlarida foydalanish mumkinligi, axborotning uzil-kesil ishlanishi, undan qo’shimcha ishlov bermasdan foydalanish ham katta ahamiyatga ega. Zarur paytda kerakli natija beradigan axborotlar qimmatli hisoblanadi. Kechi berilgan axborotlar o’z qimmatini yo’qotadi. Ishlab chiqarish vaziyatiga to’g’ri baho berish va aniq qaror qabul qilish uchun boshqaruv organi axborot bilan to’liq ta’min etilishi, axborot hajmi maqsadga muvofiq bo’lishi kerak. Axborot etishmasligi yoki haddan tashqari ko’payib ketishi tezkor va to’g’ri boshqarishga halal beradi. Boshqarish apparati xodimlar qanchalik yuqori malakali bo’lsalar, axboro qimmati ham shunchalik yuqori va tartibga solingan bo’ladi. Boshqarish organlari ma’lumotlar qabul qiluvchi texnika vositalari bilan qanchalik mukammal ta’minlangan bo’lsa, rahbarlarga ortiqcha, befoyda ma’lumotlar shunchalik kam kelib tushadi. Bu esa o’z navbatida axborot oqimidagi tejamkorlikni ta’minlaydi. Boshqarish tizimining muvaffaqiyatli ishlashining zarur sharti faqat to’g’ri aloqagagina emas, balki teskari aloqaning ham mavjud bo’lishidir. Teskari aloqa har qanday darajadagi tizimlar harakatini rostlab turish uchun universal mexanizm hisoblanadi. Boshqariluvchi tizimdan boshqaruvchi tizimga (bo’ysinuvchidan boshliqqa) kelib tushadigan axborotni, ya’ni berilgan farmoyish va buyruqning natijalari to’g’risidagi axborotni teskari aloqa deb tushunish qabul qilingan. Boshqaruv tizimi unsurlari ichida murakkab, ko’p tomonlama va xilma-xil aloqalar mavjudligi sharoitida teskari aloqaning ahamiyati ayniqsa ortadi. Boshqaruvchi tizim farmoyish yoki buyruq (topshiriq) bergandan keyin shu farmoyish yoki buyruq qanday bajarilayotganligi to’g’risida teskari aloqa yo’li bo’yicha o’z vaqtida axborot bilan ta’minlanib turilmasa, boshqarish jarayoni buziladi va boshqaruv tizimi butunlay izdan chiqadi. Ishlab chiqarishni va davlat boshqaruvining barcha darajalarida mustahkam teskari aloqa mavjudligi harakterlidir. Odatiy bir misol. Mamlakatimizning iqtisodiy va ijtimoiy rivojlanishi bo’yicha ishlab chiqiladigan barcha qonunlar, albatta umumxalq muhokamasiga qo’yiladi, ularga mehnatkashlarning mulohaza va istaklari hisobga olinib, qo’shimchalar va o’zgarishlar kiritiladi. Teskari aloqa yordamida axborotni jo’natuvchi bilan uni qabul qiluvchi o’rtasida aloqa o’rnatiladi. Bu jarayonda axborotni qabul qiluvchi axborot bilan o’zaro almashuv jarayonining barcha bosqichlarini takrorlaydi, natijada axborotni yuboruvchi endi uni qabul qiluvchiga aylanadi, ya’ni har ikki tomon o’z vazifalarini o’zaro almaggandek bo’ladi. Teskari aloqa - eshitganga, o’qiganga yoki ko’rganga tan aks ta’sir yoki ta’sirlanish tayanchi. Bunda mazkur axborotni olgan shaxs shu axborotga bo’lgan munosabatini, tushunganligi yoki to’liq tushunmaganligini, qo’llab-quvvatlashi yoki inkor etishini shu axborotni yuborgan shaxsga bildiradi. Bunday aloqa har ikkala tomonning bir-birini qanchalik tushunganini bilish uchun zarur. Rahbar berilgan topshiriq yoki aytilgan so’z har doim bo’ysinuvchilar tomonidan birdek qabul qilinadi, deb o’ylamasligi kerak. Bunday xato fikrga boruvchi rahbar o’zini real voqelikdan uzoqlashtiradi. Teskari aloqani samarali o’rnatmagan rahbarning boshqaruv faoliyati zaiflashadi va inqirozga yuz tutadi. SHov-shuv axborot almashuv jarayonida salbiy ta’sir ko’rsatuvchi unsurlardan hisoblanadi. Axborotlarni uzatish nazariyasi tili bilan aytganda shov- shuv - bu g’oyani buzib talqin qilishda namoyon bo’ladi. Aytilgan so’zdan tortib, to uni qabul qilingungacha bo’lgan masofadagi turli to’siqlar, shov-shuvlar axborotni kodlashtirish va dekodlashtirish, shuningdek rahbar bilan bo’yisnuvchi o’rtasidagi aloqa jarayoniga katta ta’sir o’tkazishi mumkin. SHu sababli shov-shuvni ham e’tiborsiz qoldirish mumkin emas. 11.3. Boshqaruv axborotlarini turkumlanishi Hozirgi davrda xalq xo’jaligining turli bo’linmalari faoliyatini boshqarish, eng avvalo tegishli boshqaruv qarorlarini qabul qilish turli-tuman axborotlarga bog’liq. Axborotlarning xilma-xilligi har bir boshqaruv ob’ektining faoliyati ko’p tomonlamaligi bilan, boshqaruv sohalari ham turli-tumanligi bilan belgilanadi. Bo’lar esa pirovard natijada ishlab chiqarish jarayonlari miqyosining kattaligi, o’ta murakkabligi va davom etish sur’atlarining yuqoriligi bilan bog’liqdir. Boshqaruv axborotlari o’ta turli-tuman bo’lganligi tufayli mazkur boshqarish qarorlarini ishlab chiqish uchun zarur va etarli axborotni tanlab olish ancha qiyin. Barcha axborotlarni o’ziga xos belgilarga qarab tur va guruhlarga ajratish, ya’ni klassifikatsiya qilish yoki tasniflash, bu qiyinchilikni barataraf etish yoki bir oz engillashtirishga ma’lum darajada yordam beradi. Turkumlanganda axborot tizimi har tomonlama soddalashadi, shuningdek, uni to’plash, uzatish va turlarga ajratish osonlashadi, buning natijasida rahbar xodimlar axborot bilan to’liqroq ta’min etiladi. Ishlab chiqarish doimiy rivojlanishda bo’lganligi sababli axborot turlari, soni va ko’lami ham ko’payib boraveradi. SHu bois yuqorida keltirilgan turkumlashni to’liq deb bo’lmaydi. Barcha boshqarish vazifalarini kompleks hal etish uchun axborotlar har bir boshqarish ob’ektining o’ziga xos xususiyatlarini hisobga olib aniq turkumlanadi. Axborotlar tizimi Oddiy tizim Murakkab tizim 15-chizma. Axborotlar tizimi Oddiy tizim. Axborot paydo bo’lgan joydan iste’mol joyiga keltiriladi. Bunday axborot telefon orqali yoki signallar vositasida kelib tushishi mumkin. Bu turdagi axborot tizimi quyi boshqaruv bosqichiga to’g’ri keladi. Ish joyidan ustaga berilgan axborot bunga misol bo’la oladi. Bunday axborotga deyarli ishlov berilmaydi. Murakkab tizim. Bu tizim ishlab chiqarish va boshqaruv tarkibining murakkabligi bilan bog’liq. Bu erda dastlabki axborot yuzaga keladi. Ishlov berishda hisoblash texnikasidan keng foydalaniladi. Murakkab axborot tizimining har xil darajada mexanizatsiyalash turlari quyidagilardan iborat: Axborotlarni to’la o’zlashtirish davri. Bunda axborot oddiy mexanizmlardan foydalanilgan holda butunlay qayta ishlanadi. Aralash axborot tizimi. Bunda axborotni mexanizatsiyalashgan va avtomatlashgan qurilmalari yordamida o’zgartirishlarga erishiladi. Bu tizim aavtomatlashgan nazoratni ta’minlaydi, ba’zida korxonaning ishlab chiqarish faoliyati ustidan oddiy boshqaruv jarayonini amalga oshiradi. Axborot-ma’lumot tizimi. Bunda ko’z bilan bajariladigan nazorat uchun ba’zi bir ma’lumotlarni berish bilan cheklanadi. Kuzatuv axborot tizimi. Bu tizim avtomatlashgan nazorat va boshqaruvni ta’minlaydi. Keyingi ikkila tizim asosan texnologik jarayonlar to’g’risidagi axborotlarni qayta ishlash uchun qo’llaniladi. Axborotlar tizimi - bu murakkab tizim bo’lib, o’z ichiga turli hujjatlarni, axborot oqimi, aloqa kanallari, texnik vositalar va avtomatik boshqaruv tizimlarini oladi. Butun axborotlar tizimi aniq va doimiy ishlashi lozim. Ishlab chiqarishni boshqarish - bu ijodiy jarayon, o’ziga xos bir san’at. U rahbarning xilma-xil ish usullarida namoyon bo’ladi. Bu usullar esa rahbarga ushbu sohada oz omilkor kishilarning fikrini turli kanallar orqali aniqlash va bu ijobiy fikrlardan boshqarish jarayonida foydalanish imkoniyatini beradi. U o’z fikrlarini har bir kishining ongiga etkazish uchun ham ma’lum xislatlarga ega bo’lishi kerak. Rahbarning yozishni bilishi - bu faqat savodli yoza bilishni emas, balki fikrni qisqa va ravon, davlat tilida badiiy, sodda bayon qilish demakdir. Rahbarlikda bu o’z qarorini bo’ysinuvchiga etkazish uslubidir. Ishlab chiqarishni boshqarishda yozish mumkin bo’lgan hamma narsani yozib qo’yishi kerak, degan qoida amal qiladi. Bu bo’ysinuvchiga yozilganlarga qarab o’z xatti-harakatini aniq tekshirib borish, rahbarga esa qarorning bajarilishini nazorat qilib turish imkoniyatini beradi. Rahbar o’ziga axborot tayyorlovchi xodimlar mehnatini tashkil eta bilishi, ulardan omilkorlik bilan foydalanishi kerak. Noto’g’ri, past qiymatli axborot tufayli yomon boshqaruv qarori qabul qilishdan ehtiyot bo’lishi, eng muhimi unga kelayotgan axborotlarni saralab olishi darkor. Funktsional xizmat xodimlari, yordamchilar, referentlar rahbarga eng zarur axborotlarni tekshirib berishi maqsadga muvofiq bo’ladi. 11.4. Kommunikatsiya va kommunikatsion jarayon Kommunikatsiya - bu kishilar o’rtasidagi o’zaro axborot almashuvidir. Rahbarlar qilayotgan hamma ishlar axborotlarning samarali almashishini talab qiladi. YAxshi yo’lga qo’yilgan kommunikatsiya ish muvaffaqiyatini ta’minlaydi. So’rovlar shuni ko’rsatadiki, 73% amerikalik, 85% yapon, 63% angliyalik rahbarlar, kommunikatsiya, qo’yilgan maqsadga erishish yo’lidagi bosh to’siq deb hisoblaydilar. YAna bir boshqa so’rovga ko’ra 2000 turli kompaniyaning 250 ming xodimi korxonalarda axborot almashish eng qiyin masaladan biri deb biladilar. Umuman har bir rahbar 50 dan 90% gacha vaqtini kommunikatsiyaga sarflaydi. SHu sababli, shuni tasdiqlash mumkinki, menejer faoliyatining samaradorligi eng avvalo kommunikatsiya samaradorligiga, ya’ni: kishilar bilan yakkama-yakka suhbat olib borish qobiliyati; telefonda so’zlashuv qobiliyati; rasmiy xujatlarni tuzish va o’qiy olish qobiliyati; majlislarda qatnashish madaniyati kabilarga bog’liq. Korxona (tashkilot) kommunikatsiyasi - bu o’ta murakkab, ko’p bosqichli tizim bo’lib, o’z tarkibiga nafaqat tashkilot ichidagi, shuningdek uning tashqarisidagi axborot almashuvini ham oladi (16-chizma). 16-chizma. Tashkiliy kommunikatsiyaning tasnifiy sxemasi Tashkiliy kommunikatsiya Tashqi Ichki Gorizontal Vertikal Noformal Bo`g`inlararo kommunikatsiya -Rahbar-bo`ysinuvchi Tashkilot - bu davlat nazorati va boshqaruvchi ostidagi ob’ekt bo’lib, u o’zidan yuqori tegishli tashkilotlarga (makroiqtisodiyot va statistika vazirligiga) turli hisobotlar, ma’lumotlar, axborotlar berib turadi. Tashqi kommunikatsiya - bu tashkilot bilan tashqi muhit o’rtasidagi axborot almashuvidir. Tashqaridan keladigan axborotlar, jumladan yuqori boshqaruv organlari, hokimiyat, vazirlik qo’mitalar, Vazirlar Mahkamasi, Prezident devoni axborotlari bunga misol bo’ladi. Ichki kommunikatsiya deganda korxona ichidagi bo’limlar o’rtasidagi, korxona ichki faoliyatini yurgizish uchun zarur bo’lgan axborot almashuvi tushuniladi. Bu erda boshqaruv bo’g’inlari (vertikal kommunikatsiya) va bo’limlararo (gorizonlatl kommunikatsiya) axborot almashuvi amalga oshiriladi. Rahbar va bo’ysinuvchi o’rtasidagi kommunikatsiya - bu tashkilotlarda eng ko’p uchraydigan axborot almashuvidir. Masalan, tsex boshlig’i yoki masterning jamoa va ayrim xodimlar bilan jonli aloqasi juda yuksak baholanadi. Jonli aloqada rahbar faqat o’z qarorini billdiribgina qolmay, bo’ysinuvchilarga ta’sir ko’rsatishi, ularda qarorni yaxshiroq bajarish uchun tashabbus va xohish uyg’otishi mumkin. qo’pollik bilan baqirish, "so’kinish"ga va hokazolarga aslo yo’l qo’ymaslik kerak. Rahbarning shaxsiy obro’si ko’p jihatdan u o’z fikrini qay tarzda bildirishiga, qanday so’zlashiga bog’liq. Noformal kommunikatsiya - bu rahbar atrofidagi shov-shuvlar, rahbarning xizmatga doir bo’lmagan shaxsiy aloqalari, norasmiy kanallar bilan axborot almashuvlari kiradi. Bunday axborot almashuvi chegara doirasida bo’lishi kerak. Kommunikatsion jarayon - bu ikki va undan ortiq odamlar o’rtasidagi axborot almashish jarayonidir. Bu jarayonda to’rtta bazaviy unsur qatnashadi: axborotni jo’natuvchi; axborotning o’zi (xabar); aloqa kanali, ya’ni axborotni uzatish vositasi; axborotni qabul qiluvchi.