O‘ZBEKISTON RESPUBLIKASI OLIY TA’LIM, FAN VA INNOVATSIYALAR VAZIRLIGI MIRZO ULUG‘BEK NOMIDAGI O‘ZBEKISTON MILLIY UNIVERSITETI TARIX FAKULTETI HUJJATLARNI SAQLASH TIZIMLARI EVOLUTSIYASI VA TAVSIFI MAVZUSIDA TAYYORLAGAN KURS ISHI Toshkent – 2023 1 Mundarija Kirish……………………………………………………………. 3 I.Bob. Hujjatlarni saqlash tizimlari va taraqqiyoti.............................. 6- 17 1.1 Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi....................................... 6 1.2 Hujjatlarni saqlash......................................................................... 10 II.Bob. Arxivlarni boshqarish va boshqaruvning asosiy vazifalari... 18- 35 2.1 Arxiv materiallarini saqlash sharoitlari……………………… 18 2.2 Hujjatlar hisobini yuritish.............................................................. 24 Xulosa…………………………………………………………. 36 Foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxati…………………………. 37 2 Kirish Kurs ishi mavzusining dolzarbligi. Axborot asri bo‘lmish XXI asrda axborot resurslarining inson va jamiyat hayotiga ta’siri sezilarli va tez sur’atlar bilan oshib bormoqda. Bugun fan, ta’lim, madaniyat, san’at va ijtimoiy hayotning boshqa sohalarini axborotsiz, uning ta’siri va ahamiyatisiz tasavvur etib bo‘lmaydi. Zamonaviy axborot texnologiyalari ijtimoiy hayotimizning turli jabhalari singari arxiv ishi sohasini ham chetlab o‘tgani yo‘q. Bugungi kunda arxiv ishi sohasiga zamonaviy texnologiyalar va ulardan foydalanish tushunchasi allaqachon quloch yozib ulgurdi. Arxiv hujjatlarining elektron nusxalarini yaratish amaliyoti boshlab yuborildi. Albatta elektron shakilga ega bo’lgan hujjatlarning saqlanishiga alohida e’tibor qaratish kerak. Elektron arxiv hujjatlarini yig’ilish davomida raqamli arxivlarga asos solinadi. Arxiv hujjatlari an’anaviy usullarga qaraganda ancha tez qidirib topish va foydalanuvchilarga qulay, ya’ni istalgan vaqt va joyda taqdim etish imkoniyatini yaratadi. Shu bilan birga, elektron arxivda hujjatlarni uzoq muddatli saqlash va ularning xavfsizligini samarali ta’minlash mumkin. Ushbu omillarni ko‘zda tutgan holda hujjatlar evolutsiyasini shakllantirish arxivlar faoliyatida zamonaviy texnologiyalardan foydalanishning bir ko‘rinishi sifatida xizmat qiladi. Shundan kelib chiqqan holda bugungi kunda respublikamiz arxivlari faoliyatida zamonaviy texnologiyalardan foydalanishning holati va ahvolinini nazardan o‘tkazish, mavjud yutuq va kamchiliklarni tahlil qilish soha rivoji yo‘lidagi muhim vazifalardan biridir. Mavzuning o‘rganilganlik darajasi. Oʻzbekistonda arxiv yaratish va uni rivojlantirish, arxivlarda standartlarni tadqiq qilish, metama’lumotlar tizimini ishlab chiqish va qidirish algoritmi modellarini yaratish bo‘yicha ilmiy izlanishlar, tadqiqotlar ko‘pgina olimlar tomonidan o‘rganilgan. Jumladan, chet el olimlaridan L. Bountouri va M. Gergatsoulis, M. Combs, R. Tansley, M. Bass, D. Stuve, M. Branchofskiy, O.N. Jlobinskaya, A.V. Bocharov, Y.A. Solovyova, M.Y. Frolov, L.M. Volkov, D. V. Yanko, A.N. Avdeyev, A.Y. Kurser, O.A. Nesterova, S.V. Shtukova va mamlakatimizda A.X. Abdullayev, M.S. Isakova, M. Nam, O.U. Xasanova, M. Zuxriddinov va boshqa olimlar o‘zlarining ilmiy ishlari bilan soha 3 rivojlanishiga katta hissa qo‘shganlar. Shunga qaramasdan, arxiv tizimini ishlab chiqish, arxiv hujjatlari qidirish tizimlarini yaratish, respublikamiz arxiv muassasalarida elektron arxivlarni shakllantirish ishlari to‘laligicha o‘rganilmagan. Kurs ishining obyekti – O‘zbekiston Respublikasi Davlat arxivlari va boshqa arxiv muassasalarida olib boriladigan axborot jarayonlari, tashkil etish va tashkil etishdagi asosiy muammolar. Kurs ishining predmeti – arxiv muassasalarida mavjud arxiv hujjatlari, jumladan, elektron hujjatlar, ularning ro‘yxat va yig‘majildlari, elektron arxivga oid qonunlar va standartlar, raqamli arxivni yaratishda qo‘llaniladigan dasturiy ta’minotlar, shuningdek, zamonaviy axborot texnologiyalari. Kurs ishining maqsadi va vazifalari: arxivlar faoliyatida zamonaviy texnologiyalardan foydalanishning bir ko‘rinishi sifatida elektron arxivlarni shakllantirishda hujjatlarni uzoq muddatli saqlash va foydalanuvchilarga axborot taqdim etish tezligi hamda sifati masalalari haqida atroflicha ma’lumot berish. Ushbu maqsadni amalga oshirishda quyidagi vazifalar belgilandi: Arxivlarni rivojlanishini boshqarish va arxiv ishini avtomatlashtirish tizimlarini tahlil qilish, arxiv ishini avtomatlashtirishning tarixiy bosqichlarini nazardan o‘tkazish;  arxiv sohasida qo‘llaniluvchi zamonaviy axborot texnologiyalari haqida batafsil ma’lumotlar berish, ularning ahamiyatini aniq misollar bilan ko‘rsatish;  arxiv hujjatlarining elektron nusxalarini yaratish amaliyoti haqida fikr yuritish va amaliy takliflar taqdim etish; Kurs ishining ahamiyati. Turli manba va adabiyotlarni tahliliy solishtirish va qiyoslash vositasida arxiv ishini o‘rganish, jahonning rivojlangan mamlakatlaridagi raqamli arxivlar tizimi haqida to‘liq va batafsil ma’lumotlar beriladi. Kurs ishining tuzilishi va hajmi. Kurs ishi kirish, ikkita bob, to‘rtta paragraf, xulosa hamda foydalanilgan adabiyotlar ro‘yxatidan iborat. Kurs ishining umumiy hajmi – 38 bet. 4 I Bob. Hujjatlarni saqlash tizimlari va taraqqiyot 1.1 Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi Markaziy Osiyo mintaqasida ilk arxivlar yozuv bilan bir vaqtdapaydo oʼlgan.Bu arxivlarga Nisadagi Parfiya arxivi, XorazmdaTuproqqal’a arxivi,Mug‘ qal’asi xarobalaridan topilgan arxivlar kiradi.Birlamchimanbalarda toxiriylar, moniylar, qoraxoniylar, g‘aznaviylar va axorazmshohlar saroylarida utubxona- arxivlari Mavjud bo‘lganligi qayd etilgan. Bu davrda Marv, Nishopur, Ray, Balx, madon, Tus, Buxoro, Samarqand, Urganch, Xiva, Nisa, Termiz va boshqa shaharlaming har birida o‘hlab davlat, vaqf va Shaxsiy kutubxonalar vujudga kelgan. uxoroda Sharqdagi eng yirik Kutubxonalardan biri amoniylaming “Savoi- al-Xikma” kutubxonasi Bo‘lib, bundan o‘z davrining yetuk allomalari Ibn Sino, Rudakiy, Daqiqiy, Firdavsiy va boshqalar foydalanganlar.Amir Temur va temuriylar davrida ham kutubxona-arxivlari mavjud bo’lgan. Ayniqsa, Amir Temur harbiy yurishlari davrida Ko‘pgina nodir qo‘lyozma asarlami Movarounnahrga olib kelgan. Shuningdek, Sohibqiron jahonning bir qancha mamlakat qirollari Bilan yozishmalar olib bordi. Bu diplomatik yozishmalar qimmatli Arxiv hujjatlari hisoblanadi. Shu diplomatik yozishmalardan biri 1996-yil YUNESKO tashabbusi bilan Parijda o‘tkazilgan Amir Temur tavalludinihg 660 yilligida Fransiya prezidenti Jak Shirak Tomonidan 0 ‘zbekiston Respublikasining birinchi prezidenti Islom Karimovga topshirildi. Amir Temurning nevarasi Boysunqur Zamonida Hirotda ko‘pgina asarlardan namunalar to‘planadi.Bizgacha Qo‘qon va Xiva xonlarining arxivlari, Buxoro amirligining Qo‘shbegi arxivi saqlanib qolgan. Ularda XIX asrga oid hujjatlarning bir qismi mavjud xolos. O’rta Osiyoning Rossiya imperiyasi tomonidan bosib olinganidan keyingi davr arxivlari, ya’ni XIX asrning ikkinchi yarmi va XX asr hujjatlari to‘la saqlangan. Arxiv hujjati tushunchasi Qonun hujjatlarida nazarda tutilgan tegishli ekspertiza asosida arxiv ahamiyatiga molik deb topilgan matnli, qo‘lyozma va mashinada o‘qiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, vidioyozuvlar, kinolentalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek, boshqa moddiy ashyolardagi yozuvlar - arxiv hujjatlari deyiladi. 5 Mustaqillik yillarida qabul qilingan bir qator h u q u q iy - m e ’y o r iy hujjatlarda arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan faydalanish tizimi xususida keltirilib o‘tiladi. Jumladan, O’zbekiston Respublikasining 2010-yil 15-*-iyunda qabul qilingan “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi Qonunning 5-bobi, 20-26 moddalarida va O’zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2012-yil 5- apreldagi 101-son qarori bilan tasdiqlangan “Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi to‘g‘risida”gi nizomda o‘z ifodasini topgan. Davlat arxivlari davlat hokimiyati va boshqaruv organlari, davlat korxonalari, muassasalari va tashkilotlaming faoliyati natijasida yaratilgan arxiv hujjatlari, shuningdek ular tomonidan olingan yoki ularga nodavlat korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hamda jismoniy shaxslar topshirgan arxiv hujjatlari bilan jamlanadi. Arxiv hujjatlarini yaratish bu qog’oz, pergament, fotosurat, kino, ovoz, videolentadagi yozuvlarni raqamli nusxalarini yaratishdir (elektron shaklga solish). Rivojlangan xorijiy davlatlarda Milliy Arxiv va uning hamkor tashkilotlarda katta hajmdagi hujjatlami muntazam tarzda qabul qiladilar va shakillantiradilar. Bu hujjatlar muhim ma’lumot beruvchi hujjatlar .Shuni nazarda tutgan holda, arxiv xodimlari hujjatlami o’rganiah va ulami tashkil qilishda, ularga to‘g‘ri texnik xizmatlami aniq hisobini yuritishga alohida e’tibor qaratiishi lozim. HujjutIarni aniqlik bilan yuritish ularni dalil sifatidagi qiymatini oshirish va jamiyatning quyidagi manfaatlarini qondiradi: - Jamiyatni manfaatini; - Biznes manfaatini; - Joriy va kelajakdagi tashkiliy talablami (ierarxiya); - Turli soʻrovlarni bajarilishini; Ilmiy tadqiqotlar olib borishni. Barcha xodimlar qonunchilikni, me’yorlarni, hujjatlami tashkil qilishdagi hisobotni,ish hajmini toiiq qamrab olishni, texnik xizmat ko‘rsatishni bilishi zarur. Samarali baholash raqamli muhitda yaxshi tashkil qilingan yozuvlar va hujjatlami 6 turlarga ajratishga bog‘liq. U Ikkita jarayondan iborat: -Doimiy saqlanadigan hujjatlami aniqlash; - Hujjat va yozuvlarni vaqtinchalik saqlash uchun ajratish va yo‘q qilish. Baholash — bu hujjatlami muhimligini va saqlanish muddatini aniqlash va shu bilan uni vaqtinchalik, doimiy saqlash yoki yo‘q qilishni aniqlash. Baholash muhim ahamiyat kasb etib, kelgusida fuqarolami tashkilot, biror bir jarayon, jamiyat va xalq xotirasi uchun muhim boigan jarayonlar to‘g‘risida ma’lumotlar olishini ta’minlaydi. Baholash siyosati maqsadi – hujjatlashtirish uchun arxiv hujjatlarini arxivlarga uzluksiz qabul qilishdagi hamkorlikni, hujjatlar bilan ishlash, Boshqarish jarayonlarini qayd qilib borishni ta’minlashni, arxiv hujjatiarini qiymatiga ko‘ra saqlab qolishni yoki yo‘q qilishni qonunchilik asosida olib borishni ta’minlashga yordam berishdan iborat.Hujjatlami qiymatini aniqlashda davlat, jamiyat va xalq manfaatlarini, hamda Milliy Arxiv fondini hisobga olish lozim. Shuningdek, xususiy va davlat arxivlarining o‘ziga xos tomonlarini e’tiborga olish kerak.Hujjatlami baholashni o‘tkazishda, awalo hujjatni va yozuvlarni arxiv qiymati aniqlanadi. Xorij tajribasida hujjatlar qiymatini aniqlash Ishlari 0 ‘zbekistonda shu yo‘nalish bo‘yicha yoi qo‘yilgan jarayonlar bilan ancha o‘xshashdir. Xususan, quyidagilar chet el arxiv sohasiga xos. Arxiv qiymati – bu tarixiy yoki boshqa o‘zgarmas qiymat hisoblanib, u arxiv hujjatini saqlanish muddati tugagandan so‘ng ham doimiy saqlanishiga kafolat beradi. Hujjatlami baholashni o‘tkazishda hujjatlar ikki guruhga boiinadi: doimiy saqlanishdagi va vaqtinchalik saqlanishdagi hujjatlar.Doimiy saqlanish (doimiy yozuvlar) – arxiv qiymatiga ega boigan hujjatlar.Vaqtinchalik saqlanish (vaqtinchalik yozuvlar) – tezda yoki muayyan muddat o‘tgandan so’ng yo‘q qilishga moʻljallangan hujjatlar. MAF hujjatlarini qoniqarsiz jismoniy holatda deb hisoblash va shoshilinch tartibda maxsus ishlov berishni tashkil etish uchun ularni maxsus hisobga qo‘yish to‘g‘risidagi qaror arxiv rahbari tomonidan, restavratorning va arxiv hujjatlarini saqlash uchun mas’ul bo‘linma rahbarining ekspert xulosasi asosida qabul qilinadi. Bugungi kunda arxiv saqlovxonasida 146 ta turli tashkilot hujjatlari yig‘ilgan bo‘lib, 54 tasi tibbiyot muassasalariga tegishli. Hujjatlarning umumiy soni 7 2002-yilga kelib 212 497 taga etgan, ulardan ma’muriy hujjatlar soni 79 963 ta, ilmiy-texnikaviy hujjatlar 34 425 ta, kasallik tarixiga doir hujjatlar 94 647 ta, shaxsiy fondlar 3457 tani tashkil etadi.Shuningdek, o‘zbekiston respublikasi itth mda toshkent shahridagi 150 dan ortiq va toshkent viloyatidagi 10 dan ortiq tashkilotlarda o‘zbekiston respublikasi milliy arxiv fondi hujjatlarini butlash, saqlovini ta’minlashda, ularga Ilmiytexnikaviy ishlov berishda amaliy va uslubiy yordam ko‘rsatadi. Arxiv ilmfan, texnika, sanoat, qurilish, transport, aloqa, konstruktorlik, ratsionalizatorlik va tibbiyot sohalari bo‘yicha faoliyai ko‘rsatayotgan davlat va nodavlat tashkilotlarini ro‘yxatga olish ishlarini amalga oshiradi.O‘zbekiston respublikasi prezidentining 2008-yil 28- noyabrdagi“iqtisodiyotni real sektori korxonalarni qo‘llab quvvatlash, ularning barqaror ishlashini ta’minlash va eksport saloxiyatini oshirish chora-tadbirlari dasturi to‘g‘risida”gi pf-4058-sonli farmonini bajarish bo‘yicha aniq chora-tadbirlar rejasi ishlab chiqilgan bo‘lib, mazkur reja asosida ishlar muntazam ravishda olib borilmoqda. Shu bilan birgalikda arxiv faoliyatini yanada rivojlantirish, arxivni texnik va texnologik jixatdan zamon talablariga mos ravishda jixozlash, moddiytexnik bazani rivojlantirish ishlari davom ettirildi. Shuningdek, arxivda pullik xizmatlar spektrini yanada kengaytirish, arxiv tomonidan ko‘rsatilayotgan xizmatlar sifatini oshirish yuzasidan salmoqli ishlar amalga oshirildi. Bu borada arxiv sifatini oshirish yuzasidan salmoqli ishlar amalga oshirildi. Bu borada arxiv tomonidan asosan turli tashkilotlar faoliyati davomida vujudga kelgan xujjatlarga o‘rnatilgan tartibda ilmiy-texnik ishlov berish, yangi jamlash manbalari bo‘lgan tashkilotlarni hisobga olish ishlariga alohida e’tibor qaratildi.O‘R MAF hujjatlari saqlovini ta’minlash jarayonida hisobot davrida 1637 varaq arxiv hujjatlari ta’mirlandi, 1442 saqlov birligidagi hujjatlar muqovalandi va tikish ishlari amalga oshirildi, 418 saqlov birligidagi hujjatlar karton qutilarga joylashtirildi. Shuningdek, 405 saqlov birligidagi o‘ta qimmatli arxiv hujjatlari ko‘rib chiqildi va 125 saqlash birligidagi hujjatlar o‘ta qimmatli hujjatlar qatoriga kiritildi. Hujjatlarni nashr etish va ulardan foydalanish ishlari bo‘yicha 20 ta tashabbusli axborot, 22 mavzuli so‘rov, 17 ta arxiv hujjatlari asosida ko‘rgazma, 20 ta radioeshittirish, 10 ta teleko‘rsatuv, 8 10 ta maqolalar, 25 ta arxiv bo‘ylab qiziqarli ekskursiya, 3ta maktab darslari va suxbatlar tashkil etildi.2013-yil davomida hujjatlarni jamlash va idoraviy arxivlarda ish yuritish bo‘limi xodimlari tomonidan arxivning jamlash manbaiga kirgan korxona, tashkilot,muassasalarda ish yuritish va arxiv ishini belgilangan tartib bo‘yicha yo‘lga quyish maqsadida 32 ta yalpi va 30 ta nazorat va mavzuli tekshiruvlar o‘tkazilib, aniklangan kamchiliklarni bartaraf qilish bo‘yicha tegishli tavsiyalar berildi. Idoraviy arxivlarning 106 ta me’yoriy-huquqiy hujjatlari (ish yuritish yo‘riqnomalari,nizomlar, hujjatlar nomenklaturalar) qayta ishlanib takomillashtirildi. Joylarda ish yuritish va hujjatlar saqlanishi ta’minlash yuzasidan bir kunlik seminarlar o‘tkazildi.Bugungi rivojlangan texnika asrida hayotimizni texnika va zamonaviy texnologiyalarsiz tasavvur qilish qiyin. Jamiyatimizning har bir jabhasiga zamonaviy texnika-texnologiyalari keng qo‘llanilmoqda, shuningdek, respublika arxiv tizimida ham. 2008 – yilda O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining PQ – 949 sonli qaroriga asosan Koreya davlatining KOICA loyihasini jalb qilish bo‘yicha ishlar amalga oshirildi va arxiv zamanaviy texnologiyalar bilan jihozlandi.Arxivning hozirgi paytdagi asosiy ish faoliyati Koreya davlatining KOICA granti asosida olib keltirilgan zamonaviy texnologiyalar yordamida hujjatlarni elektronlashtirishdir.Hujjatlarni elektronlashtirish ishida maxsus dastur yaratilgan. Hujjat dastlatomonidan asosan turli tashkilotlar faoliyati davomida vujudga kelgan xujjatlarga o‘rnatilgan tartibda ilmiy-texnik ishlov berish, yangi jamlash manbalari bo‘lgan tashkilotlarni hisobga olish ishlariga alohida e’tibor qaratildi.O‘R MAF hujjatlari saqlovini ta’minlash jarayonida hisobot davrida 1637 varaq arxiv hujjatlari ta’mirlandi, 1442 saqlov birligidagi hujjatlar muqovalandi va tikish ishlari amalga oshirildi, 418 saqlov birligidagi hujjatlar karton qutilarga joylashtirildi. Ilmiy texnikaviy tibbiyot hujjatlari milliy arxivida ilmiy hujjatlar tibbiyot va loyiha texnikaga doir hujjatlar saqlanar ekam. U yerda jami 432 ta fond saqlanadi.loyiha hujjatlariga masalan Oziq ovqat sanoat loyiha hujjatlari kiradi.Fond-83.Texnika hujjatlariga Paxta tozalash zavodi fond C-100 va yana boshqa hujjatlarni misol qilib keltirishimiz mumkin.Paxta sanoat ilmiy markazi C- 100.Tibbiyot hujjatlariga masalan TOShMI ning 96-fonddagi hujjatlarini misol 9 keltirishimiz mumkin.Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish reja asosida, shuningdek bir yo‘la (navbatdan tashqari) amalga oshiriladi. Arxivlarda davriy reja asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish: Noyob hujjatlar bo‘yicha — har yili; Qog‘ozli alohida qimmatli hujjatlar bo‘yicha — 5 yilda bir marta; Audiovizual va elektron hujjatlar bo‘yicha — 5 yilda bir marta; Nitroasosdagi kinohujjatlar bo‘yicha — 2 yilda bir marta o‘tkaziladi. Oldingi tahrirga qarang. Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirishning davriyligi arxiv hujjatlarining foydalanilishi jadalligiga va hisobini yuritish holatiga qarab, lekin har 15 yilda kamida bir marta (davlat arxivida 10 yilda bir marta) etib belgilanadi. (70-bandning yettinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun hujjatlari ma’lumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son) Maxfiy hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish maxfiy hujjatlar bilan ishlash uchun belgilangan tartibda amalga oshiriladi. Idoraviy arxivda arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish 5 yilda 1-marta amalga oshiriladi. Tabiiy ofatlar, ko‘chishlar va boshqa holatlar natijasida arxiv hujjatlarining yo‘qolishi yoki zararlanishi holati ehtimoli bo‘lganda, shuningdek arxiv saqlovxonalari mudirlari almashganda arxivdagi barcha hujjatlarning yoki alohida qismlari (guruh)larining mavjudligi va holatini navbatdan tashqari bir yo‘la tekshirish amalga oshiriladi. 71. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish ishlarining boshida quyidagi hisob hujjatlarini solishtirish ishlari amalga oshiriladi: Tekshiriladigan arxiv fondlarida hisob hujjatlarining to‘liqligini aniqlash va solishtirish ko‘rsatkichlarini taqqoslash; Yig‘majildlar (hujjatlar)ning ro‘yxati asosida saqlash birliklarini raqamlashtirish tartibini aniqlash va ularning yakuniy ma’lumotlarini tuzish ishlarining to‘g‘riligini tekshirish. 10 Hisob hujjatlari va ularning mavjudligini tekshirish mustaqil ish turi sifatida o‘tkazilishi ham mumkin. Davlat arxivida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga ko‘ra, ikki nafar xodim o‘tkazadi. Arxiv hujjatlari ichki ro‘yxatlar bo‘yicha hisobga olingan saqlov birliklarining mavjudligi tekshirilganda hujjatlarning mavjudligi ichki ro‘yxat bilan solishtirib tekshiriladi, shuningdek broshyuralanmagan (tikilmagan) holda saqlanishi kerak bo‘lgan hujjatlarning saqlov birliklaridagi hamma varaqlarning mavjudligi tekshiriladi. Noyob hujjatli saqlov birliklari albatta varaqma-varaq tekshiriladi. O‘quvxonalariga va arxivning ishchi xonalariga berilgan hujjatlar umumiy asosda tekshiriladi, ularning shifrlari o‘rindosh-kartalar va arxiv saqlovxonalaridan berilgan hujjatlarni qayd etish daftarlari bo‘yicha aniqlanadi. Vaqtinchalik foydalanish uchun berilgan arxiv hujjatlari hujjatlarni berish daftarlari va dalolatnomalari bo‘yicha tekshiriladi va ular mavjud hujjatlar hisoblanadi. 72. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya etish zarur: Hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bog‘lamlar, jildlar va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash; Tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining noto‘g‘ri qo‘yilgan saqlov birliklarini joylariga qo‘yish; Tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli, noto‘g‘ri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish; Mog‘or yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini tezda ajratish uchun chiqarib olish; Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatiga kiritilmagan saqlov birliklarini ajratib olish, keyinchalik ularni arxiv rahbariyati belgilagan muddatlarda qayta ishlash va ro‘yxatlash uchun arxiv fondi (arxiv hujjatlari majmui) oxiriga joylashtirish. 73. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida quyidagilarga yo‘l qo‘yilmaydi: 11 Hisobga olinmagan saqlov birliklarini yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatiga, hisob daftariga kiritish; Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati va boshqa hisob hujjatlariga biron-bir belgilar qo‘yish, tuzatish yoki yozuvlar kiritish. 74. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish natijalari va tekshirishda topilgan kamchiliklar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varag‘ida hamda arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasida ko‘rsatiladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varag‘i bevosita tekshiruv mobaynida, qoidaga ko‘ra, har bir ro‘yxat uchun alohida tuziladi. Hajmi uncha katta bo‘lmagan arxiv fondlarini tekshirish hamma yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatiga bitta tekshiruv varag‘i tuzishga yo‘l qo‘yiladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish davomida tekshiruv varag‘i ustunlarida ko‘rsatilmagan kamchiliklar topilganda, shuningdek aniqliklar va qo‘shimcha rekvizitlar kiritiladi. Tekshirish varaqlariga yalpi tartibda, arxiv fondi doirasida har bir tekshirish bo‘yicha tartib raqami va bajaruvchilar tomonidan imzo qo‘yiladi. Tekshirish varag‘i (varaqlari) asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi tuziladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasi bilan birga, zarurat bo‘lganda, quyidagi hujjatlar tuziladi: Hisob hujjatlaridagi texnik xatolar to‘g‘risidagi dalolatnoma; Topilgan arxiv hujjatlari to‘g‘risidagi dalolatnoma; Hujjatlarning tuzatib bo‘lmas darajada zararlanganligi haqidagi dalolatnoma (10 – ilova) va boshqa dalolatnomalar. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish tugagandan so‘ng yig‘majildlar (hujjatlar) (hisob va ro‘yxatlash daftari) oxiriga “tekshirilgan” shtampi, sana, tekshiruvni o‘tkazgan shaxsning lavozimi ko‘rsatiladi va imzosi qo‘yiladi. Yig‘majildlar (hujjatlar, hisob va ro‘yxatlash daftari)ning yakuniy yozuvida, belgilangan tartibga muvofiq chiqarilgan saqlov birliklarining hisobga olinmagan literli va tartib raqamlari aniqlangan taqdirda yakuniy yozuv qaytadan tuziladi. 12 Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida joyida yo‘q bo‘lgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan hujjatlar arxiv hisobvarag‘i tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi qog‘ozli manbada yoki avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari hisobvarag‘i rekvizitlariga muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi. 75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik (texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga o‘zgartirishlar kiritilgandan so‘ng tugallangan hisoblanadi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib bo‘lingandan so‘ng hujjatlar solingan qutilar muhrlanadi. 76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning qidiruvi ularning yo‘qligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil etilib, bir yil davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati arxivning tegishli tarkibiy bo‘linmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv muddatini uzaytirish huquqiga ega. Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga qo‘yadi. Tekshirish varag‘ida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining “Izoh” ustuniga topilgan arxiv hujjatlari to‘g‘risida belgi qo‘yiladi. U arxiv saqlovxonasi mudiri tomonidan imzolanadi. Yo‘qolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan tartibda hisobdan chiqariladi. Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yo‘llari tugagan hujjatlar topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv o‘tkazilgani haqida mufassal ma’lumotnoma yoziladi, dalolatnoma va ma’lumotnomalar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish uchun “O‘zarxiv” agentligiga taqdim etiladi. Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish to‘g‘risidagi qaror arxiv direktorining buyrug‘i bilan, “O‘zarxiv” agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi. 13 Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish to‘g‘risidagi belgi qo‘yiladi. 77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini to‘liq yoki tanlab tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam ravishda o‘tkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi: Yig‘majildning mavjudligi tasdiqlanganda — hujjatlarning mavjudligini tekshirishni tashkil etish uchun mas’ul xodimning axborot xati tarzida; Hujjatli asossiz biron-bir yig‘majild bo‘lmaganda — belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi. Arxiv hujjatlarining asossiz yo‘qligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga oshiriladi. Qidirish natijasiz bo‘lganda mavjud bo‘lmagan arxiv hujjatlari ularni qidirishni davom ettirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi. 1.2 Hujjatlarni saqlash Bugungi kundagi O’zbekistonda raqamli arxiv yaratish bo‘yicha bir qator ishlar amalga oshirilmoqda. O‘zbekiston Milliy Universiteti Tarix fakulteti o‘qituvchi-professorlari tomonidan O‘zbekiston Milliy arxivida onlayn yo‘l ko‘rsatgichini yaratish borasida ishlar olib borilmoqda. Kutilayotgan natijalar va ularning ahamiyati: “Raqamli arxiv: O‘zbekiston Milliy arxiv fondlarining onlayn yo‘lko‘rsatgichini yaratish” amaliy loyihasi yordamida O‘zbekiston tarixining Turkiston ASSR, BXSR, XXSR va O‘zbekiston SSR tarixiga (1945 yillarga) oid fondlarning elektron yo‘lko‘rsatgichi yaratilishi natijasida: • yo‘lko‘rsatgich O‘zbekiston tarixi konseptsiyasi asosida o‘zbek, rus, ingliz tillariga tarjima qilinadi. • yo‘lko‘rsatgichdan ichki tarmoq orqali foydalanish uchun elektron qidiruv tizimi yo‘lga qo‘yiladi; • sovet davri tarixi va davlat muassasalari tarixiga oid rasmiy hujjatlar, dissertatsiya, monografiyalardan iborat ilmiy ma’lumotnoma apparati shakllantiriladi; 14 • “O‘zbekistonda raqamli arxivlar: yutuqlar va muammolari” mavzusi bo‘yicha Xalqaro onlay konferensiya tashkil qilinadi; • yo‘lko‘rsatgich ma’lumotlari O‘zbekiston Milliy arxivining ichki tarmog‘iga foydalanish uchun joylashtiriladi. • loyiha yakunida O‘zbekiston Milliy arxivida saqlanayotgan Turkiston Respublikasi muzey ishlari va qadimiy yodgorliklar, san’at va tabiatni muhofaza qilish qo‘mitasi (Turkomstaris) R-394 – fondi hujjatlarining 100 000 kadr arxiv hujjatlarining raqamli nusxalari yaratilib, meta ma’lumotlar qayta ishlanadi; Shuningdek, ushbu yo‘lko‘rsatgichning ijtimoiy-iqtisodiy tomondan foydali jihati shundaki, undan nafaqat ilmiy izlanuvchilar va tadqiqotchilar balki respublikamizning oddiy fuqarolar ham (arxiv hujjatlaridan foydalanuvchilar) foydalanish imkoniyati yaratiladi. Bu esa O‘zbekiston Respublikasining har bir fuqarosi O‘zbekiston tarixining sovet davri ya’ni, Turkiston ASSR, BXSR, XXSR, va O‘zbekistonning 1924-1945 yillariga oid arxiv fondlari haqida batafsil ma’lumot olish va tanishish imkoniyati yaratiladi. Hisobot davrida (loyiha yakunida) qo‘lga kiritilgan muhim natijalar: Amaliy loyiha davri 01.06.2022 da boshlanganligi uchun, hozirda O‘zMA da mavjud yo‘lko‘rsatkichlarni matnining tahriri va arxivda saqlanayotgan Turkiston Respublikasi muzey ishlari va qadimiy yodgorliklar, san’at va tabiatni muhofaza qilish qo‘mitasi (Turkomstaris) R-394 – fondi hujjatlarining 100 000 kadr arxiv hujjatlarining raqamli nusxalarini yaratishning texnik ishlari olib borilmoqda.1 Raqamli arxiv yaratish uchun kerak bo‘ladigan uskunalar ham olib kelinmoqda. Davlat xizmatlari agentligi direktori Xalilillo To‘raxo‘jayev boshchiligidagi delegatsiya Germaniyada bo‘lib, hujjatlarni raqamlashtirish uchun professional uskunalar ishlab chiqaruvchi mashhur «MICROBOX GmbH» kompaniyasi bilan muzokaralar o‘tkazdi. Agentlikning Jamoatchilik va OAV bilan aloqalar bo‘limi «Xabar.uz»ga ma’lum qilishicha, safardan ko‘zlangan maqsadlar — davlat xizmatlari sohasini raqamlashtirish borasidagi ikki mamlakat vakolatli organlari o‘rtasidagi hamkorlik istiqbollarini muhokama qilish, zamonaviy 1 https://nuu.uz/raqamli-arxiv-ozbekiston-milliy-arxivi-fondlarining-onlayn-yol-korsatkichini 15 skanerlarni boshqarish uchun o‘quv mashg‘ulotlari, shuningdek, arxiv ma’lumotlarini raqamlashtirish jarayonini tezlashtirish bo‘yicha takliflarni ishlab chiqish. Bundan tashqari, mamlakatimizga Germaniyada ishlab chiqarilgan zamonaviy skanerlash uskunalarini keltirishga alohida e’tibor qaratilmoqda. Raqamli arxiv yaratish borasida xalqaro tajriba ham qo‘llanilmoqda. Bu borada xalqaro seminarlar ham tashkil etilmoqda. Toshkent shahridagi Inxa universitetida Koreya Milliy arxivi direktori katta oʻrinbosari Li Gem Ma xonim ishtirokida “Arxiv tizimini raqamlashtirish bosqichlari” mavzusida seminar boʻlib oʻtdi. Seminarda “Oʻzarxiv” agentligi hamda tizimdagi milliy arxivlar, arxiv ishi hududiy boshqarmalari va davlat arxivlari rahbar-mutaxassislari, shuningdek, Mirzo Ulugʻbek nomidagi Oʻzbekiston Milliy universiteti va Muhammad al-Xorazmiy nomidagi Toshkent axborot texnologiyalari universiteti talabalari hamda ommaviy axborot vositalari vakillari ishtirok etdi. Dastlab seminarni “Oʻzarxiv” agentligi direktori Ulugʻbek Yusupov kirish soʻzi bilan ochib, Oʻzbekiston va Koreya respublikalari oʻrtasidagi hamkorlikni yanadla kuchaytirishda arxiv hujjatlarini oʻrganishning ahamiyatlari, har ikki davlat arxivlari samarali muloqot va oʻzaro manfaatli hamkorlikni davom ettirishlari davlat arxivlarimizda raqamlashtirish ishlarini jadallashtirishdagi ahamiyati toʻgʻrisida taʼqidladi. Agentlik direktor oʻrinbosari Xusan Isayev “Oʻzbekistonda arxiv tizimini raqamlashtirish” mavzusida qisqacha taqdimot qilib, unda sohaga oid statistik maʼlumotlar, xalqaro va mahalliy tashkilotlar oʻrnatilgan hamkorlik munosabatlari, amaliyotga joriy etilgan axborot tizimlari va integratsiya masalalari, elektron shaklda taqdim etilayotgan xizmatlar, arxiv ishi sohasini raqamlashtirish holati va uning natijadorligi yuzasidan axborot berdi. Seminar davomida koreyalik ekspert, Koreya Milliy arxivi direktori katta oʻrinbosari Li Gem Ma xonim “Koreyada raqamli yozuvlarni boshqarish” mavzusida qiziqarli taqdimot oʻtkazib, unda Koreya Milliy arxivining hozirgi holati, raqamli yozuvlarning tavsiflari, ularni boshqarish jarayonlari, raqamli hujjatlarni saqlash va kelgusi yillarga moʻljallangan rejalar toʻgʻrisida batafsil maʼlumot berdi. 16 Seminar yakunida ishtirokchilar tomonidan oʻzlarini qiziqtirgan mavzulari boʻyicha koʻplab savollar berildi hamda tegishli ravishda ekspertlardan javoblar olindi. 2 2023-yilning 27-aprel sanasida Mirzo Ulug’bek nomidagi O’zbekiston Milliy Universitetida “O‘zbekistonda raqamli arxivlar: yutuqlar va muammolar” mavzusida xalqaro ilmiy-amaliy anjuman bo‘lib o‘tdi. Ushbu ilmiy-amaliy anjumanda O’zbekistonlik professor- olimlar bilan bir qatorda Turkiya Respublikasi, Qozog’iston Respublikasi va Rossiya Federatsiyasi kabi bir qator davlatlardan olimlar qatnashdi.3 Horijdagi arxivlarda saqlanayotgan O‘zbekistonga tegishli hujjatlarning raqamlli nusxalari yutimizga qaytarilmoqda. Usmonlilar arxividagi O‘zbekistonga tegishli hujjatlarning raqamli nusxasi O‘zbekiston rasmiylariga topshirildi. Turkiya Tarix va madaniyat jamg‘armasi (TURKTAV) O‘zbekistonga oid 50 ming sahifadan ortiq tarixiy hujjatning raqamli nusxasini O‘zbekiston Turizm va madaniy meros vazirligiga taqdim etdi. Toshkentda bo‘lib o‘tgan Shanxay Hamkorlik Tashkiloti Xalqaro Turizm Forumida ishtirok etgan TURKTAV raisi Nizamettin Aykurt O‘zbekiston Bosh vaziri o‘rinbosari, Turizm va madaniy meros vaziri Aziz Abduhakimov bilan uchrashdi. Aykurt va Abduhakimov tomonlar o‘rtasidagi hamkorlik masalalarini muhokama qildi. Milliy kutubxona boʻlimi boshligʻi Asuman Akdemir bilan uchrashuvdan soʻng Aykurt va Abduhakimov TURKTAV va Oʻzbekiston Turizm va madaniy meros vazirligi oʻrtasidagi hamkorlikni nazarda tutuvchi memorandumni imzoladilar. https://nuu.uz/ _arxiv-ozbekiston-milliy-arxivi-fondlarining-onlayn-yol- korsatkichini 17 Imzolash marosimidan so‘ng Aykurt Abduhakimovga Usmonlilar arxivlarida topilgan va o‘tmishda bu o‘lkalarda tashkil etilgan davlatlar tarixi bo‘yicha tuzilgan 50 ming sahifadan ortiq tarixiy hujjatlarning raqamli nusxasini topshirdi. Arxiv hujjatlarining nusxasini olgan Abduhakimov TURKTAV 8 oy davomida Usmonlilar arxivlarini oʻrganib, Buxoro amirligi, Qoʻqon va Xiva xonliklariga oid barcha hujjatlarni toʻplash orqali katta mehnat qilganini taʼkidladi. Abduhakimov ushbu arxiv hujjatlari o‘zbek olimlari uchun muhim manba bo‘lishini ta’kidlab, buning uchun TURKTAV raisi Aykurtga minnatdorchilik bildirdi. O‘zbekiston tomoni bilan hamkorlikda davom etishlarini va ularni barcha masalalarda qo‘llab-quvvatlashlarini bildirgan Aykurt qardosh O‘zbekiston bilan madaniy sohadagi hamkorlikni rivojlantirishga hissa qo‘shishdan mamnun ekanliklarini bildirdi. Abduhakimov O‘zbekiston tomoniga topshirilgan arxiv hujjatlarining bir qismi ko‘rgazmaga qo‘yilgan hududda bo‘lib, Aykurtdan tarixiy hujjatlar haqida ma’lumot oldi. Aykurt keyinroq oʻz bayonotida oʻtgan yili Usmonlilar arxivlarida Oʻzbekiston tarixiga oid hujjatlarni toʻplash va oshkor qilish boʻyicha Oʻzbekiston tomoni bilan kelishib olganliklarini ayti. Buning natijasida Aykurt 3 ming mavzu sarlavhasini o‘z ichiga olgan 50 ming sahifadan ortiq tarixiy hujjatlar aniqlanganini va bugungi kunda ushbu hujjatlarning raqamli nusxalarini O‘zbekiston tomoniga yetkazib berganini ma’lum qildi.4 O‘zbekistonda ham raqamli arxiv yaratish borasida bir qancha muammolar mavjud. 4 Z.Saidboboyev, Arxivshunoslik; -Toshkent.:”Turon-Iqbol”2018 B-293. 18 “O‘zarxiv”: hujjatlarini raqamlashtirish uchun 60 yildan ziyod vaqt kerak Barcha arxiv hujjatlarini mavjud resurslar bilan raqamlashtirish uchun 60 yil talab etiladi. Ayni paytda «O‘zarxiv» tasarrufida bo‘lgan hujjatlarning 2−3 foizi raqamlashtirilgan. Agentlik kelgusi rejadagi strategiyasini ma’lum qildi. «O‘zarxiv» agentligi tasarrufida bo‘lgan barcha hujjatlarning faqat 2−3 foiziraqamlashtirilgan. Ularning barchasini mavjud resurs va texnika yordamida raqamli ko‘rinishga o‘girish uchun 60 yildan ko‘p vaqt talab etiladi. Bu haqda agentlik direktori Ulug‘bek Yusupov «Gazeta.uz» muxbiriga ma’lum qildi. Ta’kidlanishicha, agentlikda 695 ming saqlov birligida hujjatlar raqamlashtirilgan. Ushbu ko‘rsatkich o‘ta qimmatli hujjatlar soniga nisbatan 8−9 foizni, barcha hujjatlarga nisbatan esa 2−3 foizni tashkil etadi. «Har yili hujjatlar soni ko‘payadi, arxiv esa har doim kengayadi. Mazkur raqamlar 2019 yilda erishilgan natijalardan kelib chiqib, aytilmoqda. Hujjatlar bundan keyin ham ko‘payishini inobatga olsak, raqamlashtirish bo‘yicha foiz ko‘rsatkichi yana tushib ketadi», — deya qayd etdi Ulug‘bek Yusupov. Direktorning aytishicha, saqlanayotgan ayrim hujjatlar, xususan shaxsiy tarkib hujjatlarida qo‘lda yozilgan qog‘ozlar juda ko‘p. Qolaversa, ko‘p hujjatlarni raqamlashtirishdan samara va manfaatdorlik yuqori bo‘lmaydi. «Birinchi navbatda, tizimning o‘zini raqamlashtirish lozim. Fuqarolar arxiv xizmatidan foydalanish uchun markazga kelib yurishi o‘rniga, ma’lumotlarni idoralararo almashinuvini yo‘lga qo‘yamiz. Masalan, shaxsiy tarkib hujjatlarini raqamlashtirish katta mablag‘, vaqt va mehnat talab etadi. Ushbu hujjatlar 75 yil saqlanadi, ammo tajribada bir marta murojaat qilinadi», — dedi u. Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayonini jadallashtirish uchun tegishli idora va tashkilotlar o‘z faoliyatiga doir hujjatlarni raqamlashtirib bormoqda. Qolaversa, umumiy manfaatlarga muvofiq keluvchi hujjatlarni raqamlashtirish ustuvor ahamiyatga ega bo‘ladi.5 https://yuz.uz/uz/news/arxiv-tizimini-rivolnatirish.davr-talabi 19 Hukumat qarori (495-son, 19.08.2020 y) bilan Ish haqi va ish stajini tasdiqlash haqida arxiv ma’lumotnomasini berish bo‘yicha davlat xizmati ko‘rsatishning ma’muriy reglamenti tasdiqlandi. Yagona portalda (my.gov.uz) va uning mobil ilovasida “Mavzuli so‘rovlarni ijro etish” nomli xizmat joriy etildi. Yagona portalda ushbu xizmat orqali yer va uy-joy ajratish, xususiylashtirish, aholi va tadbirkorlik masalalari bo‘yicha hokimlik qarorlari, turarjoy, meros, vorislik hamda 1941-1945 yillarda O‘zbekistonga evakuatsiya qilingan shaxslar haqida ma’lumotlar olish va boshqalar qamrab olingan. Alohida faktlar, voqealar, ma’lumotlarni aniqlash, turar joylar bo‘yicha ma’lumotnomalar tayyorlash, mulk huquqini aniqlash (tasdiqlash) bo‘yicha so‘rovlarga arxiv hujjatidan nusxa berish, evakuatsiyani aniqlash kabi xizmatlarning narxlari belgilangan bo’lib, ushbu xizmatdan my.gov.uz orqali foydalanilganda 10 foiz chegirmaga ega bo‘lasiz.6 O‘zbekistonda ham hozirda bir qancha raqamli arxiv xizmati faoliyat ko‘rsatmoqda. Reglamentga muvofiq, jismoniy shaxslar yoki ularning yaqin qarindoshlari ma’lum tashkilotda ishlagan davridagi ish haqiga oid va ishlaganligi to‘g‘risidagi ish stajiga oid ma’lumotnoma olish uchun Davlat xizmatlari markazlariga (DXM) borib ariza topshiradi yoki xizmatdan elektron shaklda foydalanish uchun Yagona interaktiv davlat xizmatlari portalida (YaIDXP) ro‘yxatdan o‘tadi. Ariza beruvchi so‘rovnomani o‘z elektron raqamli imzosi bilan tasdiqlaydi. So‘rovnomani elektron raqamli imzo bilan tasdiqlash imkoniyati bo‘lmaganda, tegishli imzolar identifikatsiya qilishning boshqa vositalari (daktiloskopiya, elektron imzo va boshqalar) bilan ham tasdiqlanishi mumkin. Davlat arxivi so‘rovnoma kelib tushgan vaqtdan boshlab ish stajini tasdiqlashga oid ma’lumotnoma uchun 5 ish kunidan, ish haqini tasdiqlashga oid ma’lumotnoma 6 https://navoiarxiv.uz/yangiliklar/283-ish-haqi-va-ish-stajini-tasdiqlash-haqida-arxiv- malumotnomasini-uydan-turib-olish-mumkin.html 20 uchun 20 ish kunidan oshmagan muddatda tegishli QR-kodli ma’lumotnoma shakllantiradi hamda DXMga yoki YaIDXPga yuboradi. Davlat xizmati ko‘rsatilganligi uchun yig‘im undirilmaydi. DXMlar va davlat arxivlari o‘z faoliyatini amalga oshirish natijasida olingan ma’lumotlarni sir saqlanishini ta’minlaydi. Endilikda Mavzuli so‘rovlar onlayn ijro etiladi. Arxiv bilan bog‘liq mavzuli so‘rovlarga mulkiy huquqlar, turar joylar, alohida faktlar, voqealar, ma’lumotlar, shuningdek nasl-nasabni aniqlash (tasdiqlash) kabilar kiradi. Masalan, bular orasida ko‘chmas mulkni sotish yoki boshqaning nomiga rasmiylashtirish masalasi dolzarbroqdir. Ya’ni qachonlardir mazkur masalalar bo‘yicha Notariuslarga murojaat qilganingizda, ular qo‘lingizdagi eski, sarg‘ayib ketgan hujjatga ishonch bildirmasligi va uni arxiv ma’lumotlari asosida tasdiqlab kelishingizni aytishi mumkin. Yoki hujjat qo‘lingizda umuman bo‘lmaganda ham ushbu xizmat sizga asqatadi. Yagona portal tufayli bu jarayonlar avtomatlashdi. Ya’ni siz uydan chiqmagan holda ham my.gov.uz yordamida arxiv xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin.7 Hujjatlarni saqlashning maqbul shartlari quyidagilar bilan ta’minlanadi: arxivlar binolarini qurish, rekonstruktsiya qilish va ta’mirlash; omborlarni yong’inga qarshi vositalar, xavfsizlik va yong’indan signalizatsiya tizimlari bilan jihozlash; optimal harorat va namlikni saqlash rejimini yaratish, saqlash xonalarida sanitariya- gigiena tadbirlarini o’tkazish uchun texnik vositalardan foydalanish; hujjatlarni saqlashning maxsus vositalaridan foydalanish (javonlar, shkaflar, seyflar, qutilar, papkalar va boshqalar).Ommaviy yozuvlar uchun binolar ataylab qurilishi yoki boshqa binolardan konvertatsiya qilinishi mumkin. Ular havoni ifloslantiradigan sanoat korxonalaridan (agressiv gazlar, tsement changlari va boshqalar), yong’in munosabati bilan xavfli bo’lgan ob’ektlar va inshootlardan (neft omborlari, yoqilg’i quyish shoxobchalari, to’xtash joylari, garajlar va boshqalar) olib tashlanishi kerak. O. Rashidov, O‘zbekistonda arxiv ishi tarixi.-Toshkent.: 2019 B-164. Z.Saidboboyev, Arxivshunoslik; -Toshkent.:”Turon-Iqbol”2018 B-293. 21 Qurilish qoidalari va qoidalari talablariga muvofiq.Arxiv joylashgan joyning yaroqliligi yong’indan himoya qilish xizmati va sanitariya-epidemiologiya stantsiyasining havoning ifloslanish darajasi to’g’risidagi xulosalarini hisobga olgan holda aniqlanadi.Arxiv binosini qurish va rekonstruktsiya qilish arxiv ishi bo’yicha tegishli vakolatli ijro etuvchi organ bilan kelishilgan texnik jihatdan tartibga solish ob’ektlari va loyiha hujjatlariga qo’yiladigan talablarni o’z ichiga olgan normativ- huquqiy hujjatlarga muvofiq amalga oshiriladi. Arxiv binosi – bu arxiv hujjatlarini saqlash, qayta ishlash, ma’muriy, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni saqlash, qayta ishlash, foydalanish bo’yicha vazifalarni bajarish, binolarning oqilona joylashuvi talablariga javob berish uchun mo’ljallangan asosiy va yordamchi binolarning majmuasidir.Binolarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi asosiy maqsad ular bilan ishlashning barcha sohalarida arxiv hujjatlarining saqlanishini, ish texnologiyasi, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik va ishlab chiqarish sanitariyasi talablariga rioya qilinishini, shuningdek arxiv bo’limlarining o’zaro ta’sirchanligini ta’minlashi kerak.Arxiv arxivlar, o’qish zali, ish xonalari, olinadigan elektron tashuvchilarning avtomatlashtirilgan kutubxonasi, server va aloqa uskunalari uchun binolar bilan ta’minlangan.Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo’ljallangan moslashtirilgan binolardagi binolar binoning qolgan qismidan ajratilishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmatlari, oziq-ovqat omborlari, yong’inga xavfli va agressiv moddalarni saqlaydigan yoki yong’inga xavfli va kimyoviy texnologiyalardan foydalanadigan tashkilotlar joylashgan binolarida joylashtirishga yoʻl qoʻyilmaydi.Arxivlar qo’pol tartibda arab raqamlari bilan raqamlangan va kimyoviy, oziq-ovqat mahsulotlarini ishlatish (saqlash) bilan bog’liq laboratoriya, ishlab chiqarish, ombor binolaridan va elektron arxivdan – elektromagnit nurlanish manbalari va kuch maydonlaridan ajratilgan holda joylashgan.Saqlash joylarini shimolga derazali binolarda joylashtirish tavsiya etiladi. Tabiiy yoritishga faqat hujjatlarni to’g’ridan-to’g’ri quyosh nurlaridan himoya qilish sharti bilan ruxsat beriladi. Derazalarga ko’rko’rona, himoya filtrlari, pardalar yoki bo’yalgan oynalar yordamida diffuzli yoritishga ruxsat beriladi. Sun’iy yoritish uchun yopiq soyalardagi akkor lampalar yoki radiatsiya spektrining kesilgan ultrabinafsha qismi 22 bo’lgan lyuminestsent lampalar qo’llaniladi.Arxiv hujjatlari zulmatda saqlanadi. Hujjatlarni nurdan himoya qilish hujjatlarni qutilarga, papkalarga va bog’lamalarga saqlash, oynalardagi shaffof bo’lmagan va yorug’likni tarqatuvchi pardalar va boshqalar yordamida ta’minlanadi. Elektron tashuvchilarda hujjatlar to’g’ridan- to’g’ri yorug’lik ta’siridan tashqari sharoitlarda saqlanadi va havodagi tajovuzkor aralashmalardan himoya qilinadi. (oltingugurt dioksidi, vodorod sulfidi, simob bug ‘, azot oksidi, ammiak), elektromagnit-ionlash (nurlanish) ta’siri.Arxiv hujjatlarini tabiiy va sun’iy yorug’likning halokatli ta’siridan himoya qilish arxiv hujjatlari bilan ishlashning har qanday turi uchun arxivning barcha xonalarida amalga oshiriladi. Arxivlar zamonaviy yong’inga qarshi uskunalar, o’g’rilar va yong’in signalizatsiyasi bilan ta’minlangan. Umumiy va zamin kalitlari arxivdan tashqarida joylashgan. Arxiv binolari yong’inga qarshi suv ta’minoti, karbonat angidrid gazi bilan o’chirish vositalari, xavfsizlik va yong’in signalizatsiyasi bilan jihozlangan.Arxivlarni podvallarga, yarim podvallarga va podvallarga joylashtirishga yo’l qo’yilmaydi. Gaz, suv va kanalizatsiya quvurlari arxivdan o’tmasligi kerak. Arxivning xavfsizlik rejimi muhandislik va texnik quvvatni ta’minlash, arxiv binosini (binolarini) xavfsizlik signalizatsiyasi bilan jihozlash, qo’riqlash post (lar) ini tashkil etish, binolarni muhrlash, ob’ekt va bino ichkarisida kirish rejimlariga rioya qilish va ofis binolari kalitlarini saqlash bo’yicha chora-tadbirlar majmuasi bilan ta’minlanadi.Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv omborlari va boshqa binolar o’g’irlikdan yuqori darajadagi texnik xavfsizligi yuqori xavfsizlik qulflari bilan jihozlangan eshiklar bilan jihozlangan.Qisqa muddatli (10 yilgacha), uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash muddatlari tashkilotda saqlanadi:Belgilangan muddat tugagunga qadar va ularni yo’q qilish uchun ajratish;Ishlarni davlat qo’riqlashiga topshirishdan oldin;Tashkilot tugatilgunga qadar.Belgilangan saqlash muddati davomida nafaqat hujjatlarni hisobga olish, balki ularning jismoniy xavfsizligi va ulardan foydalanish ham ta’minlanishi kerak. Bu holatlarni o’zlari va saqlash uskunalarini qayta ishlashga ma’lum talablarni qo’yadi. Ish vaqtida xodimlar arxiv saqlovxonasida ishlamayotgan bo‘lsa saqlovxonalar qulflangan bo‘lishi kerak. Ish vaqtida arxiv saqlovxonalarining kaliti saqlovxona 23 mudiri yoki uning o‘rnidagi shaxsda bo‘ladi. Arxiv saqlovxonasiga ushbu arxiv saqlovxonasi mudiri va xodimlari, shuningdek arxiv rahbari va uning o‘rinbosarlari, fondlarning bosh saqlovchisi kirish huquqiga ega. Kerak bo‘lganda yangilanadigan, arxiv saqlovxonasiga kirish huquqiga ega shaxslar ro‘yxati qo‘riqlash postida bo‘lishi kerak. Arxivning boshqa xodimlari arxiv saqlovxonasiga faqat bo‘lim mudiri yoki uning o‘rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Boshqa shaxslar, istisno hollarda, faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati va bo‘lim mudiri yoki uning o‘rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Arxiv hujjatlarini, qimmatli materiallar, ilmiy- ma’lumotnoma kutubxonasi kitoblari, shuningdek ilmiy-ma’lumotnoma apparatini arxivdan olib chiqishga faqat belgilangan tartibda beriladigan maxsus ruxsatnoma bilan ruxsat etiladi. Havo almashinish tizimlari bilan jihozlangan qog‘oz asosidagi arxiv hujjatlari saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida me’yordagi harorat va namlik ta’minlanadi: harorat 17 – 19 °C, havoning nisbiy namligi 50 – 55%. 24 II.Bob. Arxivlarni boshqarish va boshqaruvning asosiy vazifalari 2.1. Arxiv materiallarini saqlash sharoitlari Ish yuritish kompyuterlashtirilgan texnologiyalarga o'tishi bilan elektron shaklda yaratilgan hujjatlarni soddalashtirish va saqlashni tashkil qilish to'g'risida savol tug'iladi Elektron shakldagi hujjatlar tashkilot xodimlari tomonidan elektron pochta orqali qabul qilingan, an'anaviy qog'oz shaklidan elektron shaklga (skanerlash orqali) o'zgartirilgan kompyuterlarda yaratilishi mumkin. Yaratilgan yoki qabul qilingan hujjat kompyuter xotirasida saqlanishi kerak - qattiq diskka fayl sifatida yozilgan. Hujjatlar kompyuterning qattiq diskida yoki maxsus ajratilgan kompyuterda (fayl serveri), olinadigan tashuvchida saqlanishi mumkin. Amaldagi ish yuritish fayllarini saqlash kompyuterning qattiq diskida amalga oshiriladi. Birgalikda hujjatlarning katta hajmiga ega tashkilotlar uzluksiz ishlashga mo'ljallangan va bir necha, o'nlab, yuzlab va hatto minglab foydalanuvchilarga ma'lumotlarga bir vaqtning o'zida kirishni ta'minlaydigan juda ishonchli kompyuterlardan - fayl-serverlardan foydalanadilar. Ofisda kompyuter texnologiyalaridan muvaffaqiyatli foydalanishni belgilovchi asosiy masalalardan biri bu hujjatlarni elektron shaklda saqlashning ishonchliligi. Hujjatlarning xavfsizligi quyidagilardan iborat: 1) barqaror elektr ta'minoti; 2) zaxira nusxasi; 3) virusga qarshi himoya; 4) maxsus yordam dasturlari (yordamchi dasturlar) yordamida profilaktika va diagnostika. Elektron saqlashning o'ziga xos xususiyati hujjatlarni elektron arxivga ular bilan ish olib borilgandan so'ng darhol ish yuritish paytida yuborishdan iborat. Bu sizga hujjatlarning xavfsizligini, ularni markazlashtirilgan holda saqlashni, tezkor qidirishni va mahalliy tarmoq yordamida ham, masofadan turib foydalanish orqali hujjatlarga tarqatilishini ta'minlashga imkon beradi. Kompyuter ma'lumotlarini tashuvchilarda hujjatli ma'lumotlarni saqlash muddati umumiy asoslarda Ro'yxatlarning tegishli moddalariga muvofiq belgilanadi. Arxivlash printsiplariga ko'ra, hujjat u yaratilgan ma'lumotlar tashuvchisida saqlanishi kerak. Shuni ham yodda tutish kerakki, floppi kabi noturg'un olinadigan ommaviy axborot vositalarida hujjatlarni uzoq vaqt saqlash uchun tez-tez, kamida olti oy, tekshiruvlar va yangi axborot vositalarida saqlangan 25 ma'lumotlarni ikki nusxada qayta yozish kerak. Uzoq muddatli, ya'ni 10 yildan ortiq vaqt ichida kompyuterning qattiq diskida arxivlangan ma'lumotlarni saqlash ham mumkin bo'lgan nosozliklar va viruslar hujumlari tufayli xavfli hisoblanadi. Hozirgi vaqtda hujjatlarni arxivlash uchun mumkin bo'lgan yagona saqlash vositasi qayta yozilmaydi (hujjatlarni tahrirlash mumkin emas!) Optik disk (CD-R) deb hisoblash mumkin. Elektron hujjatlar jarayonida shakllangan kompyuter tashuvchisi va hujjatlar bazalarida katta miqdordagi hujjatlar bilan ularni saqlash uchun yoki mavjud arxiv tarkibida elektron hujjatlarni mustaqil saqlash tashkil etiladi. Arxiv hujjatlari (mikro, ksero, foto nusxalarini olish, fotota’mirlash va boshqalar)dan nusxa olish va ta’mirlash, plyonkani qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik nazoratdan o‘tkazish xonalari; Hisob hujjatlarini saqlash xonalari; O‘quv zali majmui (yig‘majildlarni berish maydonlari, ma’lumot-qidiruv vositalari – vaqtinchalik saqlovxonalar bilan); Ilmiy-ma’lumotlar kutubxonasi; Metodik kabinet; Ko‘rgazma zali. Arxivlarni moslashtirilgan bino va xonalarda joylashtirish binolar belgilangan tartibda ekspertizadan o‘tkazilganidan so‘ng amalga oshiriladi. Ekspertiza binoning yong‘inga chidamlilik darajasini, asosiy konstruksiyalari va qavatlar orasidagi to‘siqlarni ularning potensial yuklamani hisobga olgan holdagi musahkamligini, bino xonalarining holatini (qavatlarda, yerto‘lada, chordoqda), isitish va ventilyatsiya tizimining mavjudligi va holatini aniqlaydi. Ekspertiza arxiv vakillari ishtirokida, tegishli organ va xizmatlar vakillarini jalb etgan holda o‘tkaziladi. Ekspertiza yakunlari bo‘yicha dalolatnoma tuziladi. Arxivni mustahkam bo‘lmagan, yog‘ochdan qurilgan, asosiy, yertula va chordoq xonalari zax bo‘lgan, pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yo‘l qo‘yilmaydi. Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo‘ljallangan moslashgan binolardagi xonalar shu binoning boshqa xonalaridan ajratilgan bo‘lishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmati, oziq-ovqat omborlari, yong‘in chiqish xavfi kuchli bo‘lgan hamda agressiv moddalar yoki yong‘in chiqishi xavfi mavjud 26 va kimyoviy texnologiyalar qo‘llaniladigan binolarda joylashtirishga yo‘l qo‘yilmaydi. Arxiv saqlovxonasi maksimal darajada arxivning laboratoriya, ishlab chiqarish, maishiy xonalaridan uzoqda joylashtirilishi va ular bilan umumiy ventilyatsiya kanallariga ega bo‘lmasligi kerak. Arxiv saqlovxonalarida suv ta’minoti va kanalizatsiya, suvni texnologik va maishiy chiqarish quvurlari o‘tkazilishiga yo‘l qo‘yilmaydi. Arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sun’iy ventilyatsiyaga ega bo‘lishi kerak. Konditsionerlash tizimlari havoning almashish darajasi 2-3 bo‘lgan havoni resirkulyatsiyalash, muqim harorat va namlik rejimini ta’minlashi, havoni changdan va agressiv aralashmalardan tozalash, shuningdek zamonaviy ixchamlik va tejamkorlik talablariga javob berishi kerak.Arxiv saqlovxonalari turg‘un yoki ko‘chma temir stellajlar bilan jihozlanadi. Yong‘in va biologik zararkunandalarga qarshi vositalar bilan qayta ishlangan va yaroqli holatdagi yog‘och stellajlardan ham foydalanishga yo‘l qo‘yiladi. Yordamchi yoki maxsus jihoz sifatida temir shkaflar, seyflar, shkaf-stellajlar, shuningdek temir to‘siqlar va tokchali turg‘un otsek- bokslardan ham foydalanish mumkin. Kinohujjatlar, rulonli mikrofilmlar gorizontal shaklda archa turidagi temir yoki plastik qutilarda yoki turg‘un stellajlarda saqlanadi. Triasetat asosidagi yonuvchi kinohujjatlar kattiq yopilmaydigan kino tasmalardan chiquvchi sirka kislotasi to‘planishining oldini olish uchun teshikli temir yoki plastik qutilarda saqlanadi. Videohujjatlar vertikal holatda qutilarda saqlanadi. Magnit qatlamli ferromagnit temir stellajlarda arxiv hujjatlarini saqlash mumkin emas; po‘lat stellajlardan ayrim hollarda magnitlanmagan va stellajlarning konturlari birlashtirish (stellajning temirli qismini yaxshi joylashtirish maqsadida elektr simi bilan birlashtirish)da foylanishga yo‘l qo‘yiladi.Plyonka va disk asoslardagi audiovizual va elektron hujjatlar arxiv saqlovxonasiga joylashtirishdan oldin 20 +/- 3°S haroratda va 35 +/- 15% nisbiy havo namligida ochiq qutida, rangli kino va fotohujjatlar 35 +/- 15% nisbiy namlikda akklimatizatsiya qilinadi. 27 Kinohujjatlar va o‘ralgan mikrofilmlar kamida 10 sutka, magnit tasmasidagi va disk manbaidagi arxiv hujjatlari kamida 3 sutka, fotohujjatlar va mikroF.I.Olar kamida 24 soat akklimatizatsiyalanadi. Tabiiy yoritiluvchi arxiv saqlovxonalarida ochiq turdagi stellaj va shkaflar devorning deraza tomoniga perpendikulyar ravishda o‘rnatiladi. Derazasiz arxiv saqlovxonalarida stellajlar va shkaflar xonaning xususiyati, jihoz konstruksiyasi va uni joylashtirish me’yorlarini hisobga olgan holda o‘rnatiladi. Binoning tashqi devorlari va isitish manbalariga yaqin holatda stellajlar, shkaflar va boshqa qurilmalarni o‘rnatish mumkin emas. Turg‘un stellajlar va shkaflar arxiv saqlovxonalarida quyidagi me’yorlarga amal qilgan holda o‘rnatiladi: Stellajlarning qatorlari orasidagi masofa (asosiy o‘tish yo‘li kengligi) – 120 sm; Stellajlar oralig‘idagi masofa (o‘tish yo‘li) – 75 sm; Binoning tashqi devori va devorga parallel joylashgan stellajlarning o‘rtasidagi masofa – 75sm; Tashqi devor bilan stellaj yoki shkafning yon tomoni oralig‘idagi masofa – 45 sm; Pol bilan stellajning pastki tokchasi (shkaf) oralig‘idagi masofa – kamida 15 sm, yon pastki qavatda – kamida 30 sm. Tortib chiqariladigan qutilardan iborat bo‘lgan jihozlar uchun, o‘tish masofalari ularning turi va hajmini hisobga olgan holda mo‘ljallanadi. Qog‘ozli manbalardagi arxiv hujjatlari temir stellajlar va shkaflarda gorizontal yoki vertikal shaklda, qutilarda va boshqa turdagi saqlash vositalarida (papka, futlyarlar va kabilarda) saqlanadi. Audiovizual yoki elektron saqlov birliklari germetizatsiyalanmagan individual qutilarga joylashtiriladi. Bunda quti ichida arxiv hujjatining erkin holatda bo‘lishiga yo‘l qo‘yilmaydi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida joyida yo‘q bo‘lgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan hujjatlar arxiv hisobvarag‘I tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi qog‘ozli manbada yoki avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari hisobvarag‘I rekvizitlariga muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi. 75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik (texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi. 28 Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga o‘zgartirishlar kiritilgandan so‘ng tugallangan hisoblanadi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib bo‘lingandan so‘ng hujjatlar solingan qutilar muhrlanadi. 76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning qidiruvi ularning yo‘qligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil etilib, bir yil davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati arxivning tegishli tarkibiy bo‘linmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv muddatini uzaytirish huquqiga ega. Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga qo‘yadi. Tekshirish varag‘ida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining “Izoh” ustuniga topilgan arxiv hujjatlari to‘g‘risida belgi qo‘yiladi. U arxiv saqlovxonasi mudiri tomonidan imzolanadi. Yo‘qolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan tartibda hisobdan chiqariladi. Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yo‘llari tugagan hujjatlar topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv o‘tkazilgani haqida mufassal ma’lumotnoma yoziladi, dalolatnoma va ma’lumotnomalar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish uchun “O‘zarxiv” agentligiga taqdim etiladi. Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish to‘g‘risidagi qaror arxiv direktorining buyrug‘I bilan, “O‘zarxiv” agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi. Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish to‘g‘risidagi belgi qo‘yiladi. 77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini to‘liq yoki tanlab tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam ravishda o‘tkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi: Yig‘majildning mavjudligi tasdiqlanganda — hujjatlarning mavjudligini tekshirishni tashkil etish uchun mas’ul xodimning axborot xati tarzida; 29 Hujjatli asossiz biron-bir yig‘majild bo‘lmaganda — belgilangan tartibda rasmiylashtiriladi. Arxiv hujjatlarining asossiz yo‘qligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga oshiriladi. Qidirish natijasiz bo‘lganda mavjud bo‘lmagan arxiv hujjatlari ularni qidirishni davom ettirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi. 2.2 Hujjatlar hisobini yuritish Arxiv hujjatlarini saqlash birligi: jismoniy jihatdan alohida hujjat yoki mustaqil ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlar to’plami bo’lgan buxgalteriya hisobi va tasniflash birligi holatlarning mavjudligini tekshirish: saqlash birliklarining haqiqiy sonining arxivning buxgalteriya hujjatlaridagi yozuvlarga muvofiqligini aniqlash, shuningdek jismoniy holatini yaxshilash, tiklash, dezinfektsiyalashni talab qiladigan ishlar va hujjatlarni aniqlash.Hujjatlarning saqlanishini ta’minlash maktabgacha ta’lim muassasalari xodimlari va arxiv xodimlari uchun asosiy ish yo’nalishlaridan biridir. Jismoniy holati va ulardan turli maqsadlarda foydalanish imkoniyati hujjatlarni saqlash strategiyasining qanchalik to’g’ri tanlanganiga bog’liq. Materiallami qoniqarsiz sharoitda saqlash ham arxivlarga xavf solishi mumkin. Arxivlar salqin, quruq, tabiiy va sun’iy yorugiikni minimal ta’sirida mo’tadil sharoitda saqlanishi lozim. Shuningdek hujjatlar tegishli tartibda joylashgan boiishi kerak. Yaxshi sharoitda saqlanadigan hujjatlar chang, mog‘or va hasharotdan zararlanishdan muhofaza qilingan boiadi.Atrofdagi yomon sharoit, notog‘ri o‘ram va arxiv hujjatlarini vaqti o‘tishi bilan buzilishiga olib keladi.Saqlash sharoiti.Yuqori harorat va havo namligi arxiv materiallarini kimyoviy o‘zgarishini kuchaytirib, ularning yemirilishiga olib keladi.Harorat va namlik mo‘tadil boiishi kerak, chunki xavo namligi 65 % dan yuqori boiganda mog‘or kolleksiyalarga tarqalib, ularga sezilarli zarar yetkazishi mumkin. Qog‘oz va pergament 40 % dan kam boigan namlikda saqlanmasligi kerak, chunki ular vaqt o‘tishi bilan qurib, sinuvchan holga kelishi mumkin. Fotosuratlar va plyonkalar 30-35 % havo namligida saqlanishi lozim.Ular yorugiik tushishidan saqlanishi kerak.Arxivlami ximoya qilish.Arxiv o‘ramlari yordamida materiallami uzoq vaqt saqlash mumkin. Saqlash xonalarini me’yorlar talablariga javob berishi uchun xonalarda havoni 30 aylanishini yaxshilash, hasharotlami paydo bo‘lishiga yo‘l qo‘ymaslik, oddiy qurilmalar ham hasharotlami, harorat va nisbiy namlikni nazorat qilishi mumkin. Qo‘riqlovchi tizim signalizatsiyasi arxivda o‘g‘irlikni sodir boiishini oldini oladi. Arxiv arxiv hujjatlarining davlat hisobini amalga oshiradi va arxiv ishi bo‘yicha yuqori boshqaruv organiga MAF hujjatlarining markazlashgan hisobini yuritish uchun hisob ma’lumotlarini taqdim etadi. Davlat hisobiga arxivdagi jami saqlanuvchi arxiv hujjatlari, shu jumladan ushbu arxivlar uchun mo‘ljallanmagan va yo‘naltirilmagan, sug‘urta fondidagi arxiv hujjatlarining nusxasi va foydalanish fondining nusxasi, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati mansubdir. Arxiv hujjatlarining hisobi saqlash birliklari/hisob birliklariga arxiv shifrining tarkibiy qismi bo‘lgan hisobga olish raqamlarini berish orqali amalga oshiriladi. Arxiv shifri arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi)dan keyin ko‘rsatiladigan quyidagi raqamlardan iborat bo‘ladi: arxiv fondi, ro‘yxati, saqlov birligi/hisob birligi. Uning hisobini ta’minlash va identifikatsiyalash maqsadida arxiv shifri har bir saqlov birligi/hisob birligiga kiritiladi. Sug‘urta fondining saqlash birligi/hisob birligi arxiv shifri arxiv nomi, sug‘urta fondining ro‘yxat raqami, sug‘urta fondi hisob birligi raqami “SF” indeksini qo‘shgan holda tashkil topadi. Arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari, ma’lumot manbaining turlaridan va identifikatsiyasini berishning texnik usulidan qat’i nazar, quyidagilar hisoblanadi: Arxiv fondi; Arxiv kolleksiyasi; Saqlov birligi. Faqat birlamchi qayta ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish hujjatlari hujjatlar bo‘yicha hisobga olinadi. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini olib borish markazlashtirilgan maxsus bo‘linma tomonidan olib boriladi yoki maxsus ajratilgan xodimga yuklanadi. Saqlovxonada hujjat hisobini yuritish uchun mas’ul xodim tayinlanadi. Arxiv hujjatlarining hisobini yuritish tartibi, hisob hujjatlarining yordamchi turlari, arxivning hisob hujjatlariga o‘zgartirishlar kiritish tartibi rahbarning buyrug‘i 31 asosida muvofiqlashtiriladi. Hisob hujjatlariga yozuvlar faqat hisobni olib borish uchun mas’ul xodim tomonidan kiritiladi.Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi: Markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob ma’lumotlar bazalari tarkibini aniqlaydi; Hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini ta’minlaydi. Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini belgilaydi. Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning buyrug‘i bilan tasdiqlanadi. Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlaridan tashqari, hisob hujjatlari xizmatda foydalanish uchun mo‘ljallangan va ular foydalanuvchilarga berilmaydi. Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi. Yig‘majild ishonch varag‘i – yig‘majilddagi varaqlar sonining hisobini yuritish. Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi: Fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.Arxiv hujjatlarni hisobga olish tizimiga kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir. Yordamchi hisob hujjatlari qog‘ozda va/yoki elektron manbalarda yuritilishi mumkin. Hisob hujjatlarini yuritish “O‘zarxiv” agentligi tomonidan belgilangan talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi. Asl saqlov birligidagi hujjatlarni olish haqidagi dalolatnoma. Arxiv hujjatlari alohida arxiv ishlarini olib borish natijasida ham hisobdan chiqariladi. Arxivdagi asosiy va yordamchi hisob hujjatlariga zarur o‘zgartirishlar kiritiladi. Bunda: Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatidagi barcha arxiv hujjatlari chiqarilganda ushbu ro‘yxat raqami boshqa yig‘madldlar (hujjatlar) ro‘yxatlariga berilmaydi va u ochiq qoladi, ro‘yxatlar reestrida esa tegishli belgi qo‘yiladi; Arxiv fondi chiqarilganda fondlar ro‘yxati (4-ilova)ning “Chiqarilganlik haqidagi belgi” ustunida arxiv fondi qaerga chiqarilganligi va uning chiqib ketganligi haqidagi dalolatnoma ko‘rsatiladi. 32 Arxiv fondi bir arxivdan boshqasiga o‘tkazilayotganda 2 nusxada yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati va fond yig‘majildi beriladi. Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatining bir nusxasi hujjatni topshirgan arxivda qoladi va dalolatnomaga ilova sifatida (1 – ilova) arxiv fondini topshirgan arxivning fondiga qo‘shiladi. Arxiv fondning barcha arxiv hujjatlarni yo‘q yilishga ajratilayotganda yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatining bir nusxasi va fond varag‘i fond yig‘majildiga joylashtiriladi. Fond yig‘majildi arxivning arxiv fondiga qo‘shiladi. Arxivning arxiv hujjatlari soni quyidagilar natijasida o‘zgaradi: Hisob hujjatlarini tekshirish natijasida arxivda saqlanayotgan hujjatlar sonini sanashda yo‘l qo‘yilgan xatoliklar aniqlanganda; Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish vaqtida hisobga olinmagan, liter yoki tushirib qoldirilgan saqlov/hisob birliklari raqamlari aniqlanganda; Hujjatlarni ta’mirlash natijasida bitta yig‘majild bir nechta yig‘majildlarga ajratilganda. Arxiv hujjatlarini ro‘yxatlash, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlarini takomillashtirish jarayonida, hisob/saqlov birliklarini qo‘shish yoki ajratish mumkin bo‘lganda. Ko‘rsatib o‘tilgan ishlar natijasida quyidagilar hisob hujjatlariga va ma’lumotlar bazasiga o‘zgartirishlar kiritishga asos bo‘ladi: Hisob hujjatlaridagi texnik xatolar haqidagi dalolatnoma; Mazkur fondga, arxivga tegishli bo‘lmagan, hisobga olinmagan va boshqa hujjatlarning topilganligi haqidagi dalolatnoma; Yig‘majildlarni ajratilishi, birlashtirilishi va ularga yangi hujjatlar kiritilishi haqidagi dalolatnoma; Hujjatlarni ro‘yxatlash, ro‘yxatlarni qayta ishlash haqidagi dalolatnoma. 33 Xulosa O‘zbekistonda arxiv sohasini rivojlantirish borasida bir qancha ishlari olib borilmoqda. Hujjatlarni yaratish uchun avvalo elektron hujjatlar yetarli bo‘lishi kerak. Hujjatlar yaratilgandan so‘ng u faqatgina ilmiy maqsadlardagina emas balki ijtimoiy sohada ham ancha qo‘l keladi. . Yana arxiv hujjatlarini shikastlanishini va yo‘qolishini oldini oladi. Elektron arxivlar fuqarolarning ortiqcha ovoragarchiliklarini oldini oladi va ularning mablag‘ini tejashda qo‘l keladi. Masalan pensiya ma’lumotnomasini olish uchun fuqarolar endilikda arxivga borishi shart emas. Yagona davlat xizmatlari portali saytidan ma’lumotnoma olish uchun ariza qoldirsa ushbu arizaga ma’lum ish kunida javob beriladi va fuqarolar ovoragarchiliksiz pensiyasini rasmiylashtirishlari mumkin. Arxivlarni rivojlantirish fuqarolar uchun balki arxivlar uchun ham foydali. Arxivlar pullik xizmat ko’rsatish natijasida moliyaviy jihatdan yaxshilanishi mumkin. Arxiv ishi rivojlanishi borasida albatta horijiy tajribani o‘rganish zarur. AQSH, Kanada, Avstraliya, Yaponiya, Fransiya, Germaniya, Italiya va Buyuk Britaniya kabi davlatlar arxiv sohasini raqamlashtirish borasida yetarli tejribaga ega. Malayziya, Singapur, Qatar, Janubiy Koreya, Saudiya Arabistoni, Turkiya va Yangi Zelandiya davlatlari ham o‘z arxivlarida zamonaviy texnologiyalardan jadallik bilan foydalanmoqda. O‘zbekiston ham ushbu davlatlar tajribalarini o‘rgangan holda o‘z arxivlariga joriy etish kerak. Umuman olganda arxivlarni rivojlanishi zamon talabi. 34 Foydalanilgan adabiyotlar ro’yxati 1. U.Jumayev, Oʻzbekistonda arxiv ishi tarixi.-Toshkent.: “Turon-Iqbol”.2016.B- 169. 2. O. Rashidov, O‘zbekistonda arxiv ishi tarixi.-Toshkent.: 2019 B-164. 3. Z.Saidboboyev, Arxivshunoslik; -Toshkent.:”Turon-Iqbol”2018 B-293. 4. https://kinofotofono.uz/post/ozbekistonda-raqamli-arxivlar-yutuqlar-va- muammolar-mavzusida-xalqaro-ilmiy-amaliy-anjuman-otkazildi 5. https://www.trtavaz.com.tr/haber/uzb/avrasyadan/usmonlilar-arxividagi-o- zbekistonga-tegishli-hujjatlarning-raqamli-nusxasi-o- zbe/62887c5d01a30a09bcc87b16 6. https://www.gazeta.uz/oz/2020/02/10/archive/ 7. https://navoiarxiv.uz/yangiliklar/283-ish-haqi-va-ish-stajini-tasdiqlash-haqida- arxiv-malumotnomasini-uydan-turib-olish-mumkin.html